Excel har förstås sin plats här i världen. Med svart bälte i Excel går det att göra snabba och skarpa analyser, och där har vi inga invändningar. Men det förekommer också att företag bygger hela order- och faktureringssystem i Excel och där vill jag säga stopp! Såna skapelser blir tidstjuvar, och det är mer regel än undantag att de orsakar fel och skapar djupa personberoenden. Sen kostar de också, men vad (och hur mycket)?

Så, vad kostar ett Excelark?

Det beror på, naturligtvis. I exemplet nedan så använder vi en affärsprocess där avtalskunder faktureras för avropade tjänster. Det är tyvärr inget ovanligt scenario att företag bygger systemstöd för såna processer i Excel. Vi börjar med att ställa frågan ”Hur vet man ens vad som ska faktureras?”. I en excelbaserad process är svaret att Någon ska uppdatera listan över vad som avropats. Helst ska samma Någon också skriva in när (och hur) fakturan ska skickas. Om Någon glömmer något, så finns risken att fakturan skickas för tidigt, för sent eller i värsta fall inte alls. (Man kan förstås gardera sig mot slarvfel genom att lägga in manuella kontrollrutiner, men sånt drar ju också arbetstid!) Excelbaserade faktureringssystem har därför (minst) följande kostnadsslag:

  • Manuell fakturering Underhåll av avropslista (arbetstid). Fakturering (arbetstid). Brev+porto (verkligen?). Avprickning och påminnelser (arbetstid). Inkasso. Kreditförluster.
  • Kontrollkostnader Arbetstid.
  • Fel Krediteringar pga felaktig fakturering (arbetstid). Kompensationer. (Som ”bonus”: missnöje och stress!)
  • Churn Förlorade kunder pga upprepade felaktigheter. Aj!
  • Utebliven fakturering Dubbelt aj!

Långsiktiga kostnader

När man bygger sin verksamhet på Excel, så bygger man in kostnader och risker som faller ut förr eller senare. Om man saknar systemstöd för order- och fakturering så kan det vara svårt att lära upp nya personer på alla rutiner. Kostnaderna kommer när det är dags för semestervikarier eller (hemska tanke) när ekonomiavdelningens klippa går vidare mot nya utmaningar. I sådana lägen får man helt enkelt räkna med en period av lägre effektivitet och/eller fler fel. Orsaken är följande: Särskilt kontrollrutinerna är svåra att föra över, eftersom de kräver full koll på hur alla Excelark är upplagda. Excel är visserligen erkänt snabbt att skriva saker i, men det är också tungt att underhålla. Att ta över någon annans kalkyler är mycket svårare än att underhålla egna – särskilt om man saknar verksamhetsbakgrunden! Att föra över en manuell faktureringsprocess är med andra ord mycket lättare sagt än gjort. Ofta slutar överlämningssamtal med ”Om du inte känner dig säker: ring mig hellre än att du gissar! Det är precis så man känner igen ett personberoende!

Ilskna revisorer

Revisorers huvudinvändning mot excelbaserade faktureringsrutiner brukar vara att spårbarheten är nära noll. Hur ska revisorn då kunna skriva under på att det ”råder god ordning”? Det går ju inte ens att veta om allt avropat arbete fakturerats! I bästa fall är kostnaden för revisorns oro begränsad till hens timkostnad, men det kan också hända att någon av dina anställda glömmer att fakturera en order. Eller ännu värre: att någon ”glömmer” att fakturera för att istället blir bjuden på något… av kunden. Såna risker vill man helst inte tänka på.

Till slut

Använd gärna Excel  men till rätt saker. Och tänk på vad det kostar dig!

 

Relaterade inlägg

linkedin-sales-solutions-multisoft_krav
Blogg
16 april 2024

Webinar | Effektiv kravhantering nyckel till framgångsrika IT-projekt

Välkommen till detta kostnadsfria webinar där du lär dig mer om hur du ska tänka inför o...
patrick-untersee-pI_2wdcdiDE-unsplash
Blogg
8 april 2024

Anpassat eller standardiserat system – vad passar er bäst?

Utforska de avgörande skillnaderna mellan anpassade och standardiserade affärssystem och...

Denna webbplats använder cookies

Cookies ("kakor") består av små textfiler. Dessa innehåller data som lagras på din enhet. För att kunna placera vissa typer av cookies behöver vi inhämta ditt samtycke. Vi på , orgnr. använder oss av följande slags cookies. För att läsa mer om vilka cookies vi använder och lagringstid, klicka här för att komma till vår cookiepolicy.

Hantera dina cookieinställningar

Nödvändiga cookies

Nödvändiga cookies är cookies som måste placeras för att grundläggande funktioner på webbplatsen ska kunna fungera. Grundläggande funktioner är exempelvis cookies som behövs för att du ska kunna använda menyer och navigera på sajten.

Funktionella cookies

Funktionella cookies behöver placeras för att webbplatsen ska kunna prestera som du förväntar dig, exempelvis så att den känner av vilket språk som du föredrar, för att känna av om du är inloggad, för att hålla webbplatsen säker, komma ihåg inloggningsuppgifter eller för att kunna sortera produkter på webbplatsen utefter dina preferenser.

Cookies för statistik

För att kunna veta hur du interagerar med webbplatsen placerar vi cookies för att föra statistik. Dessa cookies anonymiserar personuppgifter.

Cookies för personlig anpassning

För att ge dig en bättre upplevelse placerar vi cookies för dina preferenser

Cookies för annonsmätning

För att kunna erbjuda bättre service och upplevelse placerar vi cookies för att kunna anpassa marknadsföring till dig. Ett annat syfte med denna behandling är att kunna marknadsföra produkter eller tjänster till dig, ge anpassade erbjudanden eller marknadsföra och ge rekommendationer kring nya koncept utifrån vad du har köpt tidigare.

Cookies för personlig annonsmätning

För att kunna visa relevant reklam placerar vi cookies för att anpassa innehållet för dig

Cookies för anpassade annonser

För att visa relevanta och personliga annonser placerar vi cookies för att tillhandahålla unika erbjudanden som är skräddarsydda efter din användardata