Vad är automatisering?

Automatisering behöver inte betyda att en människa ersätts av en robot. Faktum är att det väldigt sällan är fallet. En metod för att automatisera kallas dock RPA, vilket står för robotic process automation. Så med det begreppet i åtanke är det inte särskilt underligt att detta kan feltolkas. För i automatiseringens värld handlar allt om tekniker, maskiner och människor (än så länge).

Automatisering är en teknisk avlastning för en administrativ arbetsuppgift, eller ett flöde av manuella moment. Ett exempel kan vara att scanna in en faktura och bokföra den på rätt konto. Istället för att en fysisk person ska behöva lägga sin dyrbara tid på att göra detta manuellt, så kan man lära ett system eller mjukvara att göra detta automatiskt. Tro det eller ej, men det kommer bli betydligt färre fel och gå väsentligt mycket snabbare med en maskin som gör det jämfört med oss människor.

Detta är givetvis bara ett litet skrap på den yttersta hinnan för vad som går att uppnå med automatisering. Låt oss därför dyka lite djupare i detta.

Innehåll

  1. Vad är automatisering?
  2. Skillnaden mellan automatisering och digitalisering
  3. Olika sätt att uppnå automatisering
  4. Hur vet du vad du kan eller bör automatisera?

 

Varför automatisering? De tar ju bara våra jobb

Det finns idag rapporter och prognoser som den här, som menar att automatiseringen kommer ersätta 2,1 miljoner jobb i Sverige inom 30 år. Det är väldigt många jobb. Förödande många. Men det framgår inte hur många nya jobb som också skapas, eller titlar och roller som utvecklas till något annat. Anledningen till varför verksamheter väljer automatisering som strategi är fler än en och här följer några exempel:

  • Det kan handla om att avlasta sina medarbetare
  • Det kan handla om ren och skär effektivisering (för att kunna vara konkurrenskraftiga).
  • Det kan handla om att fortsätta vara, eller bli en attraktiv arbetsgivare (där medarbetarna känner att deras insatser faktiskt bidrar)
  • Det kan handla om att möjliggöra förändring av processer (eftersom marknadens efterfrågan kräver snabbhet)
  • Det handlar i de flesta fall om en kombination av ovanstående eller något annat.

Ytterst sällan investeras det i automatisering för att ersätta personal. Rapporter och prognoser som den tidigare nämnda är istället att tolka som en naturlig utveckling av samhället i övrigt. Däremot finns det givetvis yrkesgrupper som faktiskt kommer att försvinna över tid.

Fler exempel på effekter som kan uppnås med hjälp av automatisering
Är du mer intresserad av effekter från specifika behov eller bransch så kan du läsa mycket mer i nedanstående kundcase:

40% minskad administrativ fakturering (EFO)
Verksamhetsdesignat försäljningsstöd (Volvo)
Automatiserad och snabbåtkomlig sjukvård (Länsförsäkringar)
75% minskad administrativ handläggning (ICLD)
Fördubblade intäkter med befintlig personalstyrka (Barncancerfonden)

Skillnaden mellan automatisering och digitalisering

Det finns som sagt många olika röster i denna fråga, som egentligen inte borde vara en fråga.

En digitalisering av något, är att något fysiskt eller manuellt övergår till ett digitalt konsumerbart format. Det enklaste och tydligaste exemplet för detta är fotografier.

En automatisering av något avser istället ett flöde av flera, digitala eller analoga, moment. Ett vardagligt exempel på detta är en kaffemaskin. Du trycker på en knapp, men inne i maskinen sker hundratals moment för att du i slutändan ska blir serverad ett perfekt tempererat kaffe med en skvätt mjölk.

Automatisering och digitalisering är såklart väldigt nära besläktade. I de fall ett flöde består av manuella och analoga moment (någon som exempelvis förflyttar ett papper från punkt A till punkt B), så brukar dessa digitaliseras för att sedan kunna vara en del av det automatiserade flödet.

Olika sätt att uppnå automatisering

Automatisering kan uppnås med i synnerhet två olika metoder, varav en kortsiktig och en långsiktig.

Robotic Process Automation (RPA) är en snabb lösning som hjälper dig med enkla, men administrativa arbetsuppgifter.

En automatiseringsplattform tar å andra sidan ett helhetsgrepp över dina processer och kan hantera oändligt många och komplexa flöden från olika system och databaser. Detta görs möjligt med så kallade integrationer.

En automatiseringsplattform fungerar som ett nav i informationsinhämtning och överföring från flera olika system, medan RPA löser en uppgift i ett system eller mellan system A och system B.

Exempel på system eller processer som kan byggas med hjälp av en automatiseringsplattform

Hur vet du vad du kan eller borde automatisera?

Gränslöshet kan vara både befriande och frustrerande. För när det gäller automatisering kan verkligen allt automatiseras. Frågan du måste ställa dig är först vilket syfte eller förväntat resultat du har.

Det finns däremot några vedertagna indikatorer som kan hjälpa dig att navigera bland era processer.

  • Matar du in onödig information i era system?
  • Möter du odigitaliserad information, det vill säga papper?
  • Ser information olika ut beroende på vart du tittar?
  • Stannar saker upp när någon är sjuk eller bortrest?
  • Skapar du dokument som baseras på fritext?
  • Rättar du administrativa fel?
  • Är det svårt att utbilda personal?
  • Upplever du era arbetsprocesser som otydliga?

Genom att besvara dessa frågor utifrån en utvald process kan du få en snabb indikation på om det finns automatiseringspotential eller inte.

Lycka till på din automatiseringsresa!

Guide: 8 automatiseringsindikatorer

Ladda ner vår guide som påvisar nivån av automatisering i din verksamhet.

Relaterade inlägg

AI
Guide
7 september 2021

Så kommer du enkelt igång med AI

Läs och ladda ner vår guide om hur du kommer igång med AI!
softadmin
Guide
7 september 2021

Byt ut din Excel mot en systemlösning

Automatisering nämns ofta i samma andetag som digitalisering. Ofta blandas de ihop i tro...