När vi hör ordet automatisering tänker många direkt på robotar som ersätter människor. Men sanningen är att det sällan handlar om det. I själva verket innebär automatisering ofta att teknik används som ett stöd – inte en ersättare – i vårt arbete. En form av detta är RPA (Robotic Process Automation), som trots sitt namn sällan har något med fysiska robotar att göra.
Automatisering handlar i grunden om att avlasta människor från repetitiva och tidskrävande uppgifter – ofta av administrativ natur. Tänk dig en faktura som scannas in, tolkas och bokförs automatiskt av ett system. Det är både snabbare och mer tillförlitligt än om det görs manuellt.
Det här är bara början på vad som är möjligt. I den här artikeln tittar vi närmare på vad automatisering egentligen innebär, hur det skiljer sig från digitalisering och hur du kan identifiera vilka delar av din verksamhet som är redo att automatiseras.
Innehåll
- Vad är automatisering?
- Skillnaden mellan automatisering och digitalisering
- Olika sätt att uppnå automatisering
- Hur vet du vad du kan eller bör automatisera?
Varför automatisering – tar den verkligen våra jobb?
Det är lätt att känna oro inför automatisering. Enligt vissa prognoser kan upp till 2,1 miljoner jobb i Sverige påverkas inom de kommande 30 åren. Det är en betydande siffra. Men det som ofta glöms bort i debatten är att automatisering inte bara handlar om försvinnande jobb – det handlar också om förändring, utveckling och nya möjligheter.
I takt med att vissa arbetsuppgifter försvinner, skapas också nya roller, nya yrken och nya behov. Automatisering är sällan en fråga om att ersätta människor – utan snarare om att frigöra tid och kompetens till mer värdeskapande arbete. Här är några av de vanligaste skälen till varför organisationer satsar på automatisering:
- Avlastning av medarbetare: Minska stress och frigöra tid från monotona uppgifter.
- Effektivisering: Bli mer konkurrenskraftig genom snabbare och säkrare processer.
- Attraktiv arbetsplats: Ge medarbetarna en chans att fokusera på meningsfulla insatser.
- Förändringsmöjligheter: Anpassa verksamheten snabbare efter marknadens krav.
I de allra flesta fall är det en kombination av dessa faktorer som ligger bakom automatiseringsinitiativ – inte ett mål att minska personalstyrkan. De dramatiska rubrikerna bör istället förstås som en del av samhällets naturliga utveckling, där arbetsmarknaden kontinuerligt omformas.
Exempel på effekter av automatisering
Vill du se konkreta resultat? Se två exempel från svenska verksamheter som har lyckats:
Verksamhetsdesignat försäljningsstöd (Volvo)
Automatiserad och snabbåtkomlig sjukvård (Länsförsäkringar)
Skillnaden mellan automatisering och digitalisering
Det finns som sagt många olika röster i denna fråga, som egentligen inte borde vara en fråga.
En digitalisering av något, är att något fysiskt eller manuellt övergår till ett digitalt konsumerbart format. Det enklaste och tydligaste exemplet för detta är fotografier.
En automatisering av något avser istället ett flöde av flera, digitala eller analoga, moment. Ett vardagligt exempel på detta är en kaffemaskin. Du trycker på en knapp, men inne i maskinen sker hundratals moment för att du i slutändan ska blir serverad ett perfekt tempererat kaffe med en skvätt mjölk.
It-Automatisering och digitalisering är såklart väldigt nära besläktade. I de fall ett flöde består av manuella och analoga moment (någon som exempelvis förflyttar ett papper från punkt A till punkt B), så brukar dessa digitaliseras för att sedan kunna vara en del av det automatiserade flödet.
Olika sätt att uppnå automatisering
Automatisering kan uppnås med i synnerhet två olika metoder, varav en kortsiktig och en långsiktig.
Robotic Process Automation (RPA) är en snabb lösning som hjälper dig med enkla, men administrativa arbetsuppgifter.
En automatiseringsplattform tar å andra sidan ett helhetsgrepp över dina processer och kan hantera oändligt många och komplexa flöden från olika system och databaser. Detta görs möjligt med så kallade integrationer.
En automatiseringsplattform fungerar som ett nav i informationsinhämtning och överföring från flera olika system, medan RPA löser en uppgift i ett system eller mellan system A och system B.
Exempel på system eller processer som kan byggas med hjälp av en automatiseringsplattform
Hur vet du vad du kan eller borde automatisera?
Gränslöshet kan vara både befriande och frustrerande. För när det gäller automatisering kan verkligen allt automatiseras. Frågan du måste ställa dig är först vilket syfte eller förväntat resultat du har.
Det finns däremot några vedertagna indikatorer som kan hjälpa dig att navigera bland era processer.
- Matar du in onödig information i era system?
- Möter du odigitaliserad information, det vill säga papper?
- Ser information olika ut beroende på vart du tittar?
- Stannar saker upp när någon är sjuk eller bortrest?
- Skapar du dokument som baseras på fritext?
- Rättar du administrativa fel?
- Är det svårt att utbilda personal?
- Upplever du era arbetsprocesser som otydliga?
Genom att besvara dessa frågor utifrån en utvald process kan du få en snabb indikation på om det finns automatiseringspotential eller inte.
Lycka till på din automatiseringsresa!
Publicerad 2023-06-21
Uppdaterad 2025-05-15
