Tre nyckelfaktorer för ett lyckat projektavslut

Börjar ditt systemutvecklingsprojekt gå mot sitt slut? Ska allt slit äntligen ge utdelning i form av ett nytt system som kommer ge en boost i verksamheten?

I många fall kan ett lyckat projektavslut likställas med ett lyckat projekt. I den här artikeln ska vi gå in på hur beställare och leverantör tillsammans kan förbereda ett lyckat projektavslut.

Förankring av projektets effektmål i verksamheten

För att projektet ska kunna genomföras på ett sätt där alla parter känner att projektet tillför något, så behöver effektmålen förankras i verksamheten.

De som deltar i ett projekt utan att känna till uppsatta effektmål kan och kommer uppleva projektet som en belastning, och sådana projektdeltagare kan vara svåra att ”få med på tåget”. Förankring är därför en viktig nyckel, så att alla känner att de har en gemensam målbild.

Förankringen bör dessutom ske så tidigt som möjligt, helst redan innan projektet startar. Därefter blir det viktigt att repetera effektmålen i relation till det nya systemet inför projektavslutningen. I ett större projekt är det inte ovanligt att deltagarna ibland styr in på sidospår och tappar det övergripande målet. Därför - repetera effektmål!

Så med kontinuerlig förankring och en påminnelse om uppsatta effektmål inför projektavslutningen, så ökar chansen att projektet blir lyckat med nöjda projektdeltagare som knappt kan vänta till nästa projekt.

Effektiv acceptanstestning

Acceptanstesterna syftar till att godkänna att systemet är redo att införas i verksamheten. Nu ska alltså systemet valideras mot verksamhetens krav, vilka du som beställare äger.

Innan acceptanstesterna påbörjas är det viktigt att formulera en teststrategi. Teststrategin ska matcha de krav som ligger till grund för systemet och är en beskrivning av testgenomförandet på en övergripande nivå. Teststrategin bör innehålla en kortfattad beskrivning av:

• vad som ska testas
• vem som genomför testerna
• vilken metodik som används
• vilka kriterier som definierar testernas avslut

Ett exempel på en enkel teststrategi för en systemfunktion som generar bokföringsunderlag kan se ut så här:

Lisa och Staffan validerar att bokföringsunderlag baserat på testfall A1-A5 skapas korrekt genom att jämföra med motsvarande bokföringsunderlag från det gamla systemet.

Teststrategin måste inte innehålla referenser till testfall, utan en mycket enkel teststrategi kan endast beskriva att en utpekad verksamhetsperson genomför utforskande tester av en systemdel inom sitt ansvarsområde. Om systemdelen uppfyller specifikationens funktionella krav kan den ansvarige testaren godkänna denna.

Det viktiga är att man i projektet har bestämt och formulerat en teststrategi i förväg så att det finns en definition av när testerna är klara och systemet därmed kan godkännas.

Stabil och effektiv driftsättning

Driftsättningen av ditt nya system kräver att flera parter dirigeras som en väl fungerande orkester. Leverantören av systemet och driftleverantören kan vara olika parter. Kanske är din egen IT-avdelning en av parterna. En eller flera integrationsleverantörer kan tillkomma beroende på systemets komplexitet och omfattning.

För att hålla samman alla parter och få till en stabil driftsättning krävs en tydlig plan som alla parter är överens om. Ofta kan du be system- eller driftleverantören att vara sammankallande vad gäller de tekniska delarna av driftsättningen.

Ett bonustips

Förutom den tekniska aspekten av driftsättningen är det viktigt att utbilda slutanvändarna och att se till att nödvändig dokumentation finns tillgänglig. Numera är det sällan önskvärt att lägga tid på att skriva en användarmanual. Istället är videokonferenser ett praktiskt och effektivt sätt att nå ut till många personer, samtidigt som materialet kan spelas in och på så sätt utgöra dokumentation av systemets huvudfunktioner.

Planera för uppföljning någon månad efter driftsättning för att fånga upp delar av systeminförandet som inte fungerat optimalt.