Hur du skapar den perfekta projektgruppen

Inför varje projektstart står några lyckligt lottade i organisationen inför utmaningen med att tillsätta den bästa projektgruppen de möjligen kan. Organisationer spenderar årligen miljontals med pengar och resurser på att lyckas hitta den kombination av personer som utgör den heliga graalen i projektledning; det perfekta projektteamet.

Men det är sällan organisationer har Googles möjlighet att spendera 2 år på forskning eller har ett urval på 180 interna team att studera för att komma fram till vad som fungerar bäst i just sin organisation. Till hands finns istället de ca 3,6 miljarder träffar en googling på 'the perfect team' genererar.

Själv är jag fast i den åsikten att perfekta team inte existerar av den enkla anledningen att de är byggda av människor, och människor är helt enkelt inte perfekta.

Perfect people don't drink, don't lie, don't cheat, don't fight, don't complain and don't exist. - Paulo Coelho

Så på frågan "Hur skapar du det perfekta projektteamet?" svarar jag helt enkelt: Det gör du inte.

Istället bör du ställa dig själv frågan: "Hur sätter jag ihop ett projektteam som uppnår syftet med projektet?"

Nedan kommer 4 tips för att sätta ihop ett projektteam som kan uppnå sitt syfte, plus ett extra tips för förändringsledning. De riktar sig främst till de som behöver hjälp för att sätta ihop en projektgrupp för till exempel ett systembyte.

Syfte, syfte, syfte

Utan syfte hamnar man ofta i att man väljer personer som genomfört samma typ av projekt flera gånger tidigare, istället för de som har driv för det specifika syftet. Kanske en ganska självklar punkt efter förändringen av frågeställningen ovan, men det är förvånansvärt många som glömmer bort att formulera ett tydligt syfte med projekt eller låter projektgruppen sätta syftet som sitt första uppdrag. Det är väl egentligen inte fel att låta gruppen styra syftet, förutom att det är just det som kommer hända, gruppen styr syftet, inte tvärtom.

Om du vill att gruppen uppnår ett specifikt syfte ska syftet sättas innan gruppen. Syftet kommer att hjälpa till att attrahera de personer man verkligen vill ha, och behöver, till en projektgrupp. Att sätta syften är en konst i sig, men det viktigaste är att syftet inte är ett mål som är mätbart utan det är ett önskat resultat av ett projekt. Ett exempel på ett enkelt syfte är: ”Syftet med projektet är att automatisera för att minska tid lagd på administrativa sysslor och på så sätt frigöra tid till mer kreativa sysslor”

Första tipset blir helt enkelt att sätta ett tydligt syfte för projektet för att locka projektmedlemmar som har glöd för projektet.

Ett framgångsrikt IT-projekt kännetecknas av tydliga mål, struktur och en roll- och ansvarsfördelning samt att det genomförs på ett sätt där både budget och tidsplan hålls.
Läs vår lista på elva frågor som din IT-projektledare bör kunna svara på – innan projektet startar.

Projektledaren utan egen agenda

Projektledaren är den som är ytterst ansvarig för att uppnå projektets syfte och det är lätt att man sätter någon som har en egen agenda på projektledarrollen när man har interna projekt. Det som händer då är att projektledaren kommer att leda projektet mot ett specifikt mål på hens egen agenda. Till exempel om du sätter hen som hatar system X på rollen, kommer system X troligtvis inte att vara med i lösningen, trots att det kanske är det som är drömscenariot för 95% av organisationen. Om du sällan genomför projekt inom din organisation är ett tips att hitta en utomstående projektledare för att öka chansen att ha en oberoende projektledare.

Sätt en projektledare utan egen agenda på ledarrollen som kan fokusera på att uppfylla syftet med projektet, inte något annat.

Vem gör vad och varför?

Varje projekt har unika behov för vilka roller som behöver vara med, men det viktigaste är att tillsammans ska projektgruppen täcka hela omfattningen av projektet. Att sätta rollerna i en projektgrupp blir också ett sätt att hjälpa med avgränsningen av projektet. Frågor man kan ställa kan vara: Är ekonomiavdelningen en del av processen för nyanställning? Ska anbudsansvarig vara delaktig för eventuella framtida behov? Och så vidare.

Precis som ett projekt behöver ett syfte, behöver varje individ ett syfte för sin egen insats. Risken finns att utan definierade ansvarsroller kommer personer att göra saker som de inte borde, eller glömma bort ansvar som borde ligga på personen i fråga. Utan tydliga roller kan det också bli så att alla tycker och tycker och tycker och ingen driver igenom beslut. En positiv effekt av tydliga ansvarsroller blir att input kan gå via varje ansvarig istället för att allt ska gå via projektledaren. Det gör inte bara att projektet blir effektivare det gör också att alla i teamet får mer ansvarskänsla för hur projektet kommer gå.

Definiera allas roller och ansvar innan projektstart för att klippa bort onödiga diskussioner och öka självledarskap och autonomi.

Ge projektgruppen mandat

Ett av de enklaste sätten att tappa driv i en projektgrupp är att gruppen inte har rätt att fatta beslut. Om gruppen hela tiden måste bolla med andra intressenter tappar gruppen snabbt drivkraft och sitt eget engagemang. Om det inte går att tillsätta gruppen så att teamet är beslutsfattande hela tiden, se till att bemanna varje beslutsmöte med personer som kan fatta besluten på agendan. Och kan gruppen aldrig vara beslutsfattande se åtminstone till att ledtiderna mellan teamet och besluten är så pass korta att teamet får känslan av beslutsfattande.

Det är också viktigt att poängtera att hela gruppen behöver inte vara närvarande för att vara beslutsfattande. Faktum är att, vilket kopplar starkt till tidigare tips, det ofta blir bättre och effektivare beslut om man bara låter de närmast beslutet vara med och fatta det. Dvs. lås ute ekonomen när beslut om HR-processer ska tas.

Se till att teamet har rätt att fatta beslut inom projektets ramar.

Sponsor

Det sista tipset handlar om en person som inte nödvändigtvis behöver sitta direkt i projektteamet, men som behövs för att bana väg för projekt som kräver förändring inom organisationen. Projekt handlar om så mycket mer än projektet i sig, speciellt när det leder till förändringar. Något som är viktigt att poängtera är att det är sällan som projektledaren både kan driva igenom ett projekt och driva igenom en eventuell förändringsresa som sker i och med projektet, till exempel med införandet av ett nytt systemstöd. Därför behövs en person som agerar sponsor.

Sponsorn är oftast den personen som alla lyssnar på vid fikat, den som kan få ett tandläkarbesök att låta spännande eller den som kan dra med även den mest motvilliga medarbetaren på afterwork. Det är den personen som entusiasmerar och driver på förändringen så att personer utanför projektgruppen ser möjligheterna med projektets genomförande.

Se till att ha en entusiasmerande sponsor för att driva på förändringar.

Det perfekta projektteamet finns inte, men du kan öka chansen för ett lyckat projekt genom att tillsätta en grupp som har ett tydligt syfte för hela gruppen och de individuella medlemmarna samt ta bort väghinder för projektet genom att; ha en projektledare som leder mot satt syfte, ge gruppen mandat att genomföra projektet och eventuellt låta en sponsor leda vägen för förändringsresan.

Släpp drömmen om det perfekta teamet och skapa det team som blir bäst under dina specifika omständigheter.