Det är mycket prat om att automatisera sin ärendehantering, men alltför många fokuserar på automatiseringen utan att fundera över vad som ska automatiseras. Det vill säga att börja med att hitta den kortaste vägen från start till mål.

Jag menar att det största felet som begås när en verksamhet ska ”automatisera” sina processer är att man ställer frågan ”hur jobbar ni idag?”!

Självkörande bilar eller hitta kortaste vägen fram?

Just gällande avstånd och transporter är det som tur är ganska naturligt för människan att först hitta kortaste vägen. Det beror förmodligen på att det är samma resenär hela vägen och resenären är med och påverkar resvägen. Hade resenären varit ett paket och resan skötts av 5-6 olika taxichaufförer som bara kände till sin egen väg, är det inte så sannolikt att vägen varit varken kort eller snabb. Men det går ju alltid att lösa med en självkörande bil, eller hur?

Vad har detta med automatiserad ärendehantering att göra? – Jo som ni säkert gissat är ärendet resenären och taxichaufförerna olika delar av verksamheten!

Så på frågan ”hur gör ni idag?” får du sällan ett svar som beskriver den kortaste vägen, och att då automatisera den processbeskrivningen (köpa självkörande bilar) är fel sätt att ta sig an en automatiseringsresa.

Ta lärdom av infrastrukturprojekt

För att hitta en lösning kan vi titta vidare på infrastruktursatsningar: Hur ofta planeras motorvägar mellan städer genom att fråga den lokala handelsresande vilka stigar som används i skogen för att ta sig mellan det två städerna?

”Gå över bron för att därefter gå vänster innan kärret, fast bäst är nog att ta sig via Byhult, där är vägen lite bredare..”

Nej, givetvis inga. Istället används den mer rationella approachen: Var startar vi och vad är målet? – utifrån detta kan de sedan tillsammans med olika experter komma fram till kortaste/bästa (givet budget) vägen mellan de två städerna.

Exakt samma fråga behöver en verksamhet ställa sig när man tar sig an uppgiften att automatisera en verksamhet – ”Var startar vi och vad är målet?”

För automatisering, oavsett typ av administrativ process, är egentligen ganska enkelt:

  • Vi får in data (”…här startar vi”)
  • Vi ska bearbeta/hantera datan (”…vägen’)
  • Vi ska exportera den. (”…här är målet”)

Svårare än så är det inte! … på pappret förstås.

…men visst finns det en hel del komplexa ärendeprocesser därute!

Den mest felställda frågan: Hur jobbar ni idag?

Det svar du får målar upp en process som formad av stormen runt den förra webbplatsen, sargad av den förra affärschefens mätningsiver, och ”optimerad” av resultatbaserade lönemodeller där antalet loggrader på ett ärende gav mer poäng.

Så frågar du en verksamhet ”hur jobbar ni idag?” och automatiserar baserat på det svaret, får du ett system som automatiskt, exporterar ärendena i en csv-fil (behövdes för gamla webben) för att därefter fylla i obligatoriska värden för 3 st fält ingen använder längre (annars gick det ju inte att mäta) och slutligen skapar upp en loggrad för varje radtyp som är möjligt (maxad bonus för avdelningschefen!) - helt automatiskt!

Nej fråga istället verksamheten ”Vad får ni in för data & var ska den ta vägen”, därefter kan ni gemensamt hitta mest optimala sättet att bearbeta den, dvs identifiera själva processen som ska automatiseras. Inte helt otänkbart landar ni fortfarande i en process med viss komplexitet, men ni landar i just det: 1 process, 1 optimerad process, som baserat på ett antal parametrar kan automatiseras.

Och vips! Så kan ni få era självkörande bilar, som dessutom tar den kortaste vägen.

Relaterade inlägg

linkedin-sales-solutions-multisoft_krav
Blogg
16 april 2024

Webinar | Effektiv kravhantering nyckel till framgångsrika IT-projekt

Välkommen till detta kostnadsfria webinar där du lär dig mer om hur du ska tänka inför o...
patrick-untersee-pI_2wdcdiDE-unsplash
Blogg
8 april 2024

Anpassat eller standardiserat system – vad passar er bäst?

Utforska de avgörande skillnaderna mellan anpassade och standardiserade affärssystem och...

Denna webbplats använder cookies

Cookies ("kakor") består av små textfiler. Dessa innehåller data som lagras på din enhet. För att kunna placera vissa typer av cookies behöver vi inhämta ditt samtycke. Vi på , orgnr. använder oss av följande slags cookies. För att läsa mer om vilka cookies vi använder och lagringstid, klicka här för att komma till vår cookiepolicy.

Hantera dina cookieinställningar

Nödvändiga cookies

Nödvändiga cookies är cookies som måste placeras för att grundläggande funktioner på webbplatsen ska kunna fungera. Grundläggande funktioner är exempelvis cookies som behövs för att du ska kunna använda menyer och navigera på sajten.

Funktionella cookies

Funktionella cookies behöver placeras för att webbplatsen ska kunna prestera som du förväntar dig, exempelvis så att den känner av vilket språk som du föredrar, för att känna av om du är inloggad, för att hålla webbplatsen säker, komma ihåg inloggningsuppgifter eller för att kunna sortera produkter på webbplatsen utefter dina preferenser.

Cookies för statistik

För att kunna veta hur du interagerar med webbplatsen placerar vi cookies för att föra statistik. Dessa cookies anonymiserar personuppgifter.

Cookies för personlig anpassning

För att ge dig en bättre upplevelse placerar vi cookies för dina preferenser

Cookies för annonsmätning

För att kunna erbjuda bättre service och upplevelse placerar vi cookies för att kunna anpassa marknadsföring till dig. Ett annat syfte med denna behandling är att kunna marknadsföra produkter eller tjänster till dig, ge anpassade erbjudanden eller marknadsföra och ge rekommendationer kring nya koncept utifrån vad du har köpt tidigare.

Cookies för personlig annonsmätning

För att kunna visa relevant reklam placerar vi cookies för att anpassa innehållet för dig

Cookies för anpassade annonser

För att visa relevanta och personliga annonser placerar vi cookies för att tillhandahålla unika erbjudanden som är skräddarsydda efter din användardata