Självkörande bilar på slingriga vägar – en text om att börja med fel sak

Det är mycket prat om att automatisera sin ärendehantering, men alltför många fokuserar på automatiseringen utan att fundera över vad som ska automatiseras. Det vill säga att börja med att hitta den kortaste vägen från start till mål.

Jag menar att det största felet som begås när en verksamhet ska ”automatisera” sina processer är att man ställer frågan ”hur jobbar ni idag?”!

Självkörande bilar eller hitta kortaste vägen fram?

Just gällande avstånd och transporter är det som tur är ganska naturligt för människan att först hitta kortaste vägen. Det beror förmodligen på att det är samma resenär hela vägen och resenären är med och påverkar resvägen. Hade resenären varit ett paket och resan skötts av 5-6 olika taxichaufförer som bara kände till sin egen väg, är det inte så sannolikt att vägen varit varken kort eller snabb. Men det går ju alltid att lösa med en självkörande bil, eller hur?

Vad har detta med automatiserad ärendehantering att göra? – Jo som ni säkert gissat är ärendet resenären och taxichaufförerna olika delar av verksamheten!

Så på frågan ”hur gör ni idag?” får du sällan ett svar som beskriver den kortaste vägen, och att då automatisera den processbeskrivningen (köpa självkörande bilar) är fel sätt att ta sig an en automatiseringsresa.

Ta lärdom av infrastrukturprojekt

För att hitta en lösning kan vi titta vidare på infrastruktursatsningar: Hur ofta planeras motorvägar mellan städer genom att fråga den lokala handelsresande vilka stigar som används i skogen för att ta sig mellan det två städerna?

”Gå över bron för att därefter gå vänster innan kärret, fast bäst är nog att ta sig via Byhult, där är vägen lite bredare..”

Nej, givetvis inga. Istället används den mer rationella approachen: Var startar vi och vad är målet? – utifrån detta kan de sedan tillsammans med olika experter komma fram till kortaste/bästa (givet budget) vägen mellan de två städerna.

Exakt samma fråga behöver en verksamhet ställa sig när man tar sig an uppgiften att automatisera en verksamhet – ”Var startar vi och vad är målet?”

För automatisering, oavsett typ av administrativ process, är egentligen ganska enkelt:

• Vi får in data (”…här startar vi”)
• Vi ska bearbeta/hantera datan (”…vägen’)
• Vi ska exportera den. (”…här är målet”)

Svårare än så är det inte! … på pappret förstås.

…men visst finns det en hel del komplexa ärendeprocesser därute!

Den mest felställda frågan: Hur jobbar ni idag?

Det svar du får målar upp en process som formad av stormen runt den förra webbplatsen, sargad av den förra affärschefens mätningsiver, och ”optimerad” av resultatbaserade lönemodeller där antalet loggrader på ett ärende gav mer poäng.

Så frågar du en verksamhet ”hur jobbar ni idag?” och automatiserar baserat på det svaret, får du ett system som automatiskt, exporterar ärendena i en csv-fil (behövdes för gamla webben) för att därefter fylla i obligatoriska värden för 3 st fält ingen använder längre (annars gick det ju inte att mäta) och slutligen skapar upp en loggrad för varje radtyp som är möjligt (maxad bonus för avdelningschefen!) - helt automatiskt!

Nej fråga istället verksamheten ”Vad får ni in för data & var ska den ta vägen”, därefter kan ni gemensamt hitta mest optimala sättet att bearbeta den, dvs identifiera själva processen som ska automatiseras. Inte helt otänkbart landar ni fortfarande i en process med viss komplexitet, men ni landar i just det: 1 process, 1 optimerad process, som baserat på ett antal parametrar kan automatiseras.

Och vips! Så kan ni få era självkörande bilar, som dessutom tar den kortaste vägen.