start_kunskapsbank_1

Kunskapsbank

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Sed tempus pulvinar orci nec fringilla. Nam molestie sed.

"Jaha, dags att börja arbeta då… skönt att jag har lagt alla papper i rätt hög, högsta betyg i dokumenthantering till mig!"

Ibland lurar jag mig själv genom en känsla av kontroll. All information jag behöver ligger ju i dessa högar, tur att jag sorterat högarna efter år, då blir det lätt att hitta..

For real?

Sen jag började använda scanbot för att fota och OCR-scanna alla mina inkommande dokument (post, avtal, kvitton) har det blivit extremt tydligt att den här känslan av kontroll man upplever i de sorterade högarna, faktiskt bara är en känsla. Det är inte kontroll.

Att jämföra med min hantering idag, där allting faktiskt ligger i en och samma hög (dropbox-mappen ”documents”) men all text i alla inscannade dokument är indexerade. Detta gör att jag från vilket device som helst kommer åt information inuti alla mina dokument (läs: papper) genom en enkel sökning.

Frågor ur förra årets postskörd jag kan svara på inom 10 sekunder

”Hur mycket el förbrukade jag i maj förra året”: -Snabbsökning på ”Fortum” och alla elräkningar dyker upp på skärmen.

"Vad är mitt kundnummer hos Telia Fiber" - Snabbsökning på "fiber" och alla avtalsdokument från Telia visas.

Sitter i telefon för att rapportera in en parkeringsskada på bilen och handläggaren frågar efter mitt försäkringsnummer.. ”Hold on”, säger jag. Gör en snabbsökning på ”Länsförsäkringar” (från mobilen). Senaste fakturan inklusive avtalsnummer dyker upp på skärmen,”dåså, mitt försäkringsnummer är..”

Nu är ju inte detta ett menat som ett inlägg för att promota dokumenthantering i scanbot (även om de skulle förtjäna ett), men det är en privatlivseffekt av automatisering.

Jag såg alla mina pappershögar och tänkte, det här är ju ett tecken på att jag måste automatisera…

Automatiseringsindikatorer

istock-542316378

Det är ju så lätt att halka dit

Och det finns fler såna tecken, eller ”automatiseringindikatorer” som vi kallar dem, t.ex.

  • Du har börjat strukturera och skapa ”analoga” system:
    • Dokumenten som måste ligga i rätt hög
    • Papper i exakt samma ordning i alla plastmappar
    • Post-its med olika färg för att snabbt hitta rätt
    • Etc
  • ..Och det går alldeles utmärkt att skapa ”analog struktur” i digital media
    • Flaggning av dina mail för att de ska hamna rätt projekt
    • Olika typer av mappstrukturer på filservern för att ni ska kunna komma överens om var den senaste versionen ligger.

"Why sort when you can search"

Alla dessa lösningar är såklart mänskliga, man jobbar med det man har och kan. Men för att citera google ”Why sort when you can search”*, och med min egen resa i färskt minne, från högar med post till snabbsökt innehåll, är det bara att kapitulera och konstatera att människan styrka inte är att strukturera information enligt logiska regler.

Vi är helt enkelt för långsamma, både på själva strukturerandet och att sen hitta i våra egna strukturer. Dokumenthantering är helt inget för en mänsklig hjärna.

För att inte tala om den irritation som upplevs när det inte går att hitta rätt information i ett senare skede, även om man faktiskt hittar efter ett tag kan man vara säker på att idérikedomen och uppfinningskraften är slut just då. Man går och tar en kaffe istället och slickar sina sår, svär över hur svårt det ska för folk att ha lite ordning.

Men det är ju precis det som vi, människorna, ska göra: uppfinna, utveckla och förbättra!

Så gör dig själv och dina medarbetare en tjänst och överlåt lite mer av informationsstruktureringen till datorer. Som ett första steg kan du i varje fall testa att fota din post!

digital-post-it-300×269-300×269

Och, Ja. Jag  jag vet att man kan få en delmängd av sin post till olika former av digitala brevlådor, men så länge det bara är en delmängd tycker jag fortfarende det är värdelöst. ds

 

*Det var inte helt lätt att hitta referenser till detta citat men för den som orkar googla så får man träff i en review av Gmail från 2006 🙂

Ladda ned dokument

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Sed tempus pulvinar orci nec fringilla.

Relaterade inlägg

MDR-blogg
Blogg
31 maj 2021

Så får du stöd för att möta upp mot MDR-kraven

Den 26:e maj trädde den nya EU‍-‍förordningen om medicintekniska produkter...
Blogg - Rutiner i all ära , men sitter ni fast
Blogg
22 februari 2021

Rutiner i all ära, men sitter ni fast?

Det är lätt att fastna i ekorrhjulet och ”så här har vi alltid gjort”. Det fungerar - et...

Om Multisoft

Revolutionerande low code platform

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Sed tempus pulvinar orci nec fringilla. Nam molestie sed enim quis volutpat. Phasellus ipsum tortor, porta id magna ac, bibendum vulputate.

Om oss

start_5050_2