"Jaha, dags att börja arbeta då… skönt att jag har lagt alla papper i rätt hög, högsta betyg i dokumenthantering till mig!"

Ibland lurar jag mig själv genom en känsla av kontroll. All information jag behöver ligger ju i dessa högar, tur att jag sorterat högarna efter år, då blir det lätt att hitta..

For real?

Sen jag började använda scanbot för att fota och OCR-scanna alla mina inkommande dokument (post, avtal, kvitton) har det blivit extremt tydligt att den här känslan av kontroll man upplever i de sorterade högarna, faktiskt bara är en känsla. Det är inte kontroll.

Att jämföra med min hantering idag, där allting faktiskt ligger i en och samma hög (dropbox-mappen ”documents”) men all text i alla inscannade dokument är indexerade. Detta gör att jag från vilket device som helst kommer åt information inuti alla mina dokument (läs: papper) genom en enkel sökning.

Frågor ur förra årets postskörd jag kan svara på inom 10 sekunder

”Hur mycket el förbrukade jag i maj förra året”: -Snabbsökning på ”Fortum” och alla elräkningar dyker upp på skärmen.

"Vad är mitt kundnummer hos Telia Fiber" - Snabbsökning på "fiber" och alla avtalsdokument från Telia visas.

Sitter i telefon för att rapportera in en parkeringsskada på bilen och handläggaren frågar efter mitt försäkringsnummer.. ”Hold on”, säger jag. Gör en snabbsökning på ”Länsförsäkringar” (från mobilen). Senaste fakturan inklusive avtalsnummer dyker upp på skärmen,”dåså, mitt försäkringsnummer är..”

Nu är ju inte detta ett menat som ett inlägg för att promota dokumenthantering i scanbot (även om de skulle förtjäna ett), men det är en privatlivseffekt av automatisering.

Jag såg alla mina pappershögar och tänkte, det här är ju ett tecken på att jag måste automatisera…

Automatiseringsindikatorer

istock-542316378
Det är ju så lätt att halka dit

Och det finns fler såna tecken, eller ”automatiseringindikatorer” som vi kallar dem, t.ex.

  • Du har börjat strukturera och skapa ”analoga” system:
    • Dokumenten som måste ligga i rätt hög
    • Papper i exakt samma ordning i alla plastmappar
    • Post-its med olika färg för att snabbt hitta rätt
    • Etc
  • ..Och det går alldeles utmärkt att skapa ”analog struktur” i digital media
    • Flaggning av dina mail för att de ska hamna rätt projekt
    • Olika typer av mappstrukturer på filservern för att ni ska kunna komma överens om var den senaste versionen ligger.

"Why sort when you can search"

Alla dessa lösningar är såklart mänskliga, man jobbar med det man har och kan. Men för att citera google ”Why sort when you can search”*, och med min egen resa i färskt minne, från högar med post till snabbsökt innehåll, är det bara att kapitulera och konstatera att människan styrka inte är att strukturera information enligt logiska regler.

Vi är helt enkelt för långsamma, både på själva strukturerandet och att sen hitta i våra egna strukturer. Dokumenthantering är helt inget för en mänsklig hjärna.

För att inte tala om den irritation som upplevs när det inte går att hitta rätt information i ett senare skede, även om man faktiskt hittar efter ett tag kan man vara säker på att idérikedomen och uppfinningskraften är slut just då. Man går och tar en kaffe istället och slickar sina sår, svär över hur svårt det ska för folk att ha lite ordning.

Men det är ju precis det som vi, människorna, ska göra: uppfinna, utveckla och förbättra!

Så gör dig själv och dina medarbetare en tjänst och överlåt lite mer av informationsstruktureringen till datorer. Som ett första steg kan du i varje fall testa att fota din post!

digital-post-it-300×269-300×269

Och, Ja. Jag  jag vet att man kan få en delmängd av sin post till olika former av digitala brevlådor, men så länge det bara är en delmängd tycker jag fortfarende det är värdelöst. ds

 

*Det var inte helt lätt att hitta referenser till detta citat men för den som orkar googla så får man träff i en review av Gmail från 2006 🙂

Relaterade inlägg

linkedin-sales-solutions-multisoft_krav
Blogg
16 april 2024

Webinar | Effektiv kravhantering nyckel till framgångsrika IT-projekt

Välkommen till detta kostnadsfria webinar där du lär dig mer om hur du ska tänka inför o...
patrick-untersee-pI_2wdcdiDE-unsplash
Blogg
8 april 2024

Anpassat eller standardiserat system – vad passar er bäst?

Utforska de avgörande skillnaderna mellan anpassade och standardiserade affärssystem och...

Denna webbplats använder cookies

Cookies ("kakor") består av små textfiler. Dessa innehåller data som lagras på din enhet. För att kunna placera vissa typer av cookies behöver vi inhämta ditt samtycke. Vi på , orgnr. använder oss av följande slags cookies. För att läsa mer om vilka cookies vi använder och lagringstid, klicka här för att komma till vår cookiepolicy.

Hantera dina cookieinställningar

Nödvändiga cookies

Nödvändiga cookies är cookies som måste placeras för att grundläggande funktioner på webbplatsen ska kunna fungera. Grundläggande funktioner är exempelvis cookies som behövs för att du ska kunna använda menyer och navigera på sajten.

Funktionella cookies

Funktionella cookies behöver placeras för att webbplatsen ska kunna prestera som du förväntar dig, exempelvis så att den känner av vilket språk som du föredrar, för att känna av om du är inloggad, för att hålla webbplatsen säker, komma ihåg inloggningsuppgifter eller för att kunna sortera produkter på webbplatsen utefter dina preferenser.

Cookies för statistik

För att kunna veta hur du interagerar med webbplatsen placerar vi cookies för att föra statistik. Dessa cookies anonymiserar personuppgifter.

Cookies för personlig anpassning

För att ge dig en bättre upplevelse placerar vi cookies för dina preferenser

Cookies för annonsmätning

För att kunna erbjuda bättre service och upplevelse placerar vi cookies för att kunna anpassa marknadsföring till dig. Ett annat syfte med denna behandling är att kunna marknadsföra produkter eller tjänster till dig, ge anpassade erbjudanden eller marknadsföra och ge rekommendationer kring nya koncept utifrån vad du har köpt tidigare.

Cookies för personlig annonsmätning

För att kunna visa relevant reklam placerar vi cookies för att anpassa innehållet för dig

Cookies för anpassade annonser

För att visa relevanta och personliga annonser placerar vi cookies för att tillhandahålla unika erbjudanden som är skräddarsydda efter din användardata