Nej, du behöver inte byta affärssystem för att automatisera

60% av Sveriges ekonomichefer är redo att investera i automatisering redan under 2018, samtidigt sitter en majoritet av de svenska företagen med föråldrade affärssystem. Vilka förutsättningar behöver du för att nå automatiseringsvinster utan att byta affärssystem?

Många vill hävda att dessa föråldrade system måste bytas ut för att kunna uppnå automatisering. I det här inlägget vill vi lyfta fram de förutsättningar som finns för att nå automatiseringseffekter utan att byta affärssystem.

Ekonomichefens roll har förändrats på kort tid. En del av de nya kraven, utöver att vara ett strategiskt stöd, är att vara en drivkraft i verksamhetseffektiviseringar och automatisering. I en undersökning och ett tidigare inlägg beskrivs situationen som att automatisering ligger högt - och av 60% till och med högst - på agendan under 2018.

Parallellt med detta har Visma i sin undersökning hittat att en majoritet av svenska bolag sitter på vad de kallar för ”föråldrade affärssystem”. Flera av dem med över 15 år på nacken.

Detta är värt att ha i åtanke när Forbes för en kort tid sedan beskrev att ”en effektiv arbetsplats är en förutsättning för att både behålla och attrahera medarbetare på ekonomiavdelningen”.

Så, ekonomicheferna har identifierat automatisering som en nödvändighet för att uppnå sina verksamhetsmål, men med leverantörer som säger att de måste byta affärssystem för att lyckas. Samtidigt finns det krav från såväl befintliga som nya potentiella medarbetare på en arbetsmiljö som är kreativ, modern och effektiv – befriad från tråkiga manuella moment. Att byta affärssystem tar lång tid, mycket längre tid än vad det tar för en medarbetare att byta arbete.

Det är svårt att vara ekonomichef 2018.

Ett systembyte kan utplåna automatiseringsvinsten för många år framåt

Att byta affärssystem är ett stort projekt. Väljer du någon av de stora leverantörerna så är 24 månaders implementation nästan standard. Tittar vi på statistik för stora IT-projekt så vet vi dessutom det bara är cirka 30% som lyckas inom tid och budget, 50% sväller och 20% misslyckas helt.

Anledningen till varför ni inte har bytt affärssystem är sannolikt inte bara för att du har riskbedömt just de siffrorna, utan att ert befintliga helt enkelt fungerar. Men bara för att automatiseringsmöjligheterna inte är en synlig del i ert befintliga system, betyder det inte att ni inte kan automatisera.

Varför säger då leverantörerna att du måste byta affärssystem? I de allra flesta fall ska man undvika att slå in öppna dörrar. Det gäller även denna gång.

Men de har såklart inte helt fel. Vill du nå påtagliga automatiseringseffekter krävs någon form av förändring. Det ska dock vägas mot risken av ett systembyte i form av kostnad, tid för implementation och utvecklingsstoppet som kommer med som en smått oönskad plusmeny.

Låt affärssystemet hantera bokföring och reskontra – lyft ut resten

Genom att lyfta ut de viktigaste och mest affärskritiska processerna ur affärssystemet så kan de verksamhetsnära delarna automatiseras fullt ut och generera underlag till affärssystemet, som i sin tur tar hand om de ekonomiska transaktionerna enigt befintlig struktur.

Med moderna och automatiserade försystem skapar du rätt förutsättningar för dina medarbetare. Dels upplever de att processen är automatiserad och dels består denna upplevelse av stil och finess. Alltså en känsla av att dina medarbetares tid värdesätts högt. Användarna kan istället använda sin tid till att arbeta verksamhetsnära istället för att mata ett system med massa data.

För att göra det här möjligt krävs givetvis några givna förutsättningar. Integrationerna bör vara tydliga handskakningar mellan system, ungefär som militär ordergivning med direkt order och tydliga bekräftelser. Detta skapar möjlighet för väldefinierade API:er med tydlighet i vilket system som tillför rätt värde, och på så sätt blir det dessutom möjligt att byta ut en del av affärssystemet i taget och enkelt anamma best-of-breed.

Vi har två exempel på just detta:

Det ena var att hjälpa Volvo att istället för att bygga ut, bygga om eller ändra i sin SAP lösning, skapade vi istället försystem som hanterar och automatiserar processer för inköp, lager, sälj och fakturering. Fakturaunderlag exporteras till SAP som därefter tar över kundreskontrahanteringen. Du kan läsa hela historien i form av ett kundcase här.

Det andra är för en stor livsmedelskedja, som istället för att bygga ut, ändra eller byta affärssystemet Agresso, införde ett försystem som hanterar och automatiserar processer för order, leverans och fakturering. Bokfört resultat exporteras till Agresso.

Prioritera anpassningsbarhet

De processer som har störst behov av en anpassningsbarhet bör använda verktyg och plattformar som är designade för just det. Med en ”modulariserad” arkitektur är det möjligt att uppnå stora automatiseringseffekter utan att byta affärssystem.

Så det korta svaret på vad som kan tolkas som en komplex fråga är: Nej, du behöver inte byta affärssystem för att automatisera.