Hur undviker du friktion i IT-projekt?

Har du tänkt på hur ofta det uppstår friktion i samarbetet med andra? Vad får ett projekt att bromsa upp i genomförande och tappa tid och energi? Vad gör att en del beslut längs vägen aldrig blir fattade?

Har du, precis som jag, läst artiklar om att bara vart tredje projekt kommer i mål på utsatt tid och budget? Eller att 75% av IT-projekten enligt företagsledningar kommer att misslyckas?

Vad skapar friktion i ett projekt?

Säkert har du erfarenhet kring detta. Alldeles säkert finns det olika svar på varför friktion uppstår i olika projekt.

Jag ställde frågan till ett antal affärsutvecklare, projektledare, verksamhetskonsulter. Eftersom dessa består av analytiskt lagda, tävlingsorienterade och empatiskt inkännande individer så bad jag dem besvara med ett ord. Eller åtminstone så nära ETT ord som möjligt –ibland får individer med den beskrivningen det svårt att svara binärt utan att beskriva målande.

Jag njöt av svaren.

Missförstånd

Ett av de vanligaste svaren var rätt och slätt missförstånd. Man säger en sak, men menar kanske något lite annat. Mottagaren hör eller läser på sitt sätt och tolkar det ytterligare en gång. Bara i de två senaste meningarna finns fyra möjliga källor till missförstånd, minst.

Fikonspråk och Facktermer

Experter och sakkunniga har sin terminologi, kundverksamheter har sin terminologi. Ibland kolliderar dessa, ibland betyder samma ord eller samma förkortning helt olika saker. Den senaste som har skapat förvirring för mig är VU. Fikonspråket är en trotjänare när det kommer till friktionsskapande och det ser heller inte ut att minska – tvärtom.

Tidsbrist som leder till frustration.

Frustration är verkligen ingen bra lekkamrat i projektlådan och den föds inte sällan ur en tidsbrist. När tiden är knapp slutar vi i viss mån tänka och allt mindre kommunicera rationellt. Vi räddar det som räddas kan, och i 99%* av fallen är det det som står mig själv närmast som räddas.

*Alla generaliseringar är av ondo – ävenså denna.

Grundorsaken till friktion i IT-projekt

Men, åter till min lilla enkät. Där var det ett ord – ja, faktiskt ett enda ord som förekom flest gånger i svaren. Kan du gissa vilket? Ordet som ligger till grund för såväl missförstånd, fikonspråk och den där frustrationen.

Kommunikation.

Alltså, det mest grundläggande: vi kommunicerar på ett sätt så att vi missförstår varandra.

Mina tankar far iväg direkt. Hur kommunicerar jag egentligen med min käresta, mina barn, mina vänner? Hur ofta flyter dessa samtal bra och hur löser vi våra missförstånd..? Så för att koppla detta till mitt professionella jag – skulle man kunna använda samma verktyg?

Absolut! Visst finns det enkla men väldigt kraftfulla åtgärder man kan vidta för att minska risken för friktion i IT-projekt. Fråga. Förstå. Respektera. Lyssna. Var nöjd så eller kanske förtydliga. Fråga mer. Se till att ha det som en del av projektmodellen.

Komplexa projekt, inte projektmodeller

Verksamhetsprojekt och IT-projekt är komplexa - men det behöver inte betyda att projektmodellen ska vara det.

Har er partner en tydlig och kraftfull projektmodell?

Har er partner ett bankande hjärta?