Digitalisering – brandsläckning eller långsiktig strategi?

Interna system som automatiserar får sällan ta del av digitaliserings-budgeten – men det är i verksamheten effekterna kan räknas hem

”Visst ligger Försäkringskassan långt fram med digitaliseringen – mot kunderna. Men inne i verksamheten är vi inte lika bra – och det är inte andra heller.”

Så säger Stefan Olowsson, CIO Försäkringskassan, i en intervju med Computersweden. Och det ligger något sanningsenligt och dyrt i det.

Ju närmre kunden, desto högre budget. Så ser det traditionellt sett ut i de flesta verksamheter, oavsett privat eller offentlig sektor. Med den fördelningen missar man många företagsinterna processer som sväljer massor av arbetstid för administratörer som egentligen skulle kunna arbeta med innovation och utåtriktad verksamhet.

”När vi bara fokuserar på kunderna stannar digitaliseringen vid att handla om appar. Samtidigt som de 9 000 handläggarna i verksamheten fortfarande skannar in dokument. ” - Stefan Olowsson

De flesta interna processer kan nämligen kategoriseras som ärendehantering. Det här är de vanligaste jag stöter på i min vardag.

Nedan följer tre exempel på interna processer som i högre eller lägre grad är kostsamma att inte digitalisera:

Automatiserad on-boarding sänker personalomsättningen

Företag med en planerad och automatiserad introduktion för nya medarbetare har lägre personalomsättning, än de verksamheter som inte har det enligt en undersökning av Vision.

En felrekrytering kostar ca 700 000 kr och det kan vara välkomnandet på arbetsplatsen som gör att en medarbetare hoppar av i förtid. Jag stöter ofta på den här problematiken och den grundar sig i en otydlighet i ansvar. En onboarding-process passerar ofta genom flera avdelningar; HR, IT och inte sällan den nyrekryterade chefen.

Det är a och o för en ny medarbetare att allt finns på plats första dagen, att det sker en uppföljning när man förväntar det och icke att förglömma att det betalas ut lön i slutet av månaden. Om du inte har ett systemstöd för din onboarding-process idag kan du leka med tanken och räkna ut vad det kostar att detta sköts helt manuellt.

• Hur många personer är inblandande?
• Vilka aktiviteter ska utföras? Vilka beroenden finns mellan aktiviteter?
• Hur mycket tid tar varje aktivitet? Vad kostar det i badwill hos medarbetaren när något inte fungerar som det ska?

En snabb överslagsräkning förtäljer att ROI på ett systemstöd kan räknas hem om du har fler än 10 nyanställningar per månad.

Avtalshantering – Pärmens sista vän

En annan intern process som kan automatiseras är hanteringen av avtal t.ex. anställningsavtal eller leverantörsavtal. Avtal skrivs ofta ut för att sedan scannas in och lagras på en server samt i ett låst skåp på ekonomiavdelningen.

På ett större företag kan ett avtal cirkulera internt i månader innan rätt personer läst rätt stycken och signerat. Detta kan förhindra köp av produkter och tjänster som i förlängningen ger nytta och intäkter/kostnadsbesparingar till organisationen. Det är också en källa till frustration och dålig effektivitet att fortsätta med avtalsprocesser i pappersformen. Många hävdar att man har digitaliserat när man delar dokument. Men steget därifrån är långt till en automatiserad process.

Avtal kan automatiseras utifrån perspektivet att se till att de omförhandlas i rätt tid, att de signeras digitalt, att man använder information i avtal för parametrisering. Det vill säga att vissa avtalsvillkor ska styra andra delar av verksamheten såsom t.ex. projektuppfyllnad, fakturering, anställningsavtal.

Genom att sätta upp ett regelverk i ett system för denna hantering så slipper medarbetare leta efter rätt svar i pärmar eller i undangömda filer.

Kvalitetssäkring, en fråga om transparens och kontroll

Uppföljning av kvalitetssäkring är även det processer som lätt blir administrativa monster, om man inte systematiserar informationen och integrerar med de befintliga verksamhetssystemen. Här existerar ofta dokument och checklistor som enkelt kan hanteras i ett system. En annan viktig fördel med ett systemstöd är att informationen blir transparent för alla behöriga medarbetare i organisationen.

Återigen vill jag poängtera att det inte är att automatisera när man delar dokument med varandra. Det finns mycket mer att hämta i checklistornas uppsättning. Dagens teknik möjliggör att användaren kan utföra det man vill i sin smartphone direkt vid datakällan. Det funkar inte så bra med word-mallar.

Glöm inte bort de interna processerna

Vad vill jag säga med det här? Glöm inte bort de interna processerna i budgetarbetet, här finns mycket effektivitet att hämta hem. Är det kanske så att digitalisering har blivit en brandsläckningsaktivitet och inte en långsiktig strategi?