Det bästa verktyget för att förstå och tolka organisationens problem

Att förstå och tolka organisationens problem är en vardaglig brottningsmatch för dig som verksamhetsutvecklare och projektledare. Men med många "varför", "hur" och en "värdetrappa", så får du ett försprång – varje gång.

En viktig förutsättning när du inleder ett projekt är givetvis att ha en vision om var du vill nå med din verksamhet och med ditt projekt, men i samband med det (eller kanske till och med innan) så måste du förstå varför ni inte redan är där.

Varför, varför, varför = Grundorsak

Som projektledare eller Verksamhetsutvecklare är ditt absolut viktigaste redskap frågan ”Varför?”. Gärna med ett efterföljande “hur?”.

Det kan tänkas vara självklart, tänker du. Men för att förstå organisationens problem på djupet kräver otaliga frågor ”varför?” – och det är först när svaren börjar ta slut som man kan komma till botten med sin organisations problem. En annan etablerad metod för detta är 5 whys.

Det är först då du kan börja tolka problemen och själv ta reda på svaret, för att på så sätt skapa dig en förståelse för en eventuell lösning.

Hur skaffar du dig då en förståelse över de problem som finns? Här finns det tyvärr inget enkelt svar då varje organisation är unik och likaså problemen. Varje problem eller utmaning kräver mer eller mindre en egen handlingsplan.

Däremot finns det ett fantastiskt verktyg att börja med – värdetrappan. Med värdetrappan kan du, med dina "varför", fundera på om det finns någon annan lösning på svaret ”Hur?”.

Tolka problem med värdetrappan

Värdetrappan är ett värdefullt verktyg för att skapa en förståelse för organisationen och dess rollbaserade problem. Svaren hjälper dig att bilda en uppfattning om hur du kan tackla dem.

Enkelt beskrivet så är värdetrappan en hierarkisk struktur, med mission i toppen och komponentkrav längst ner i djupet. Allt – varje steg – ska understödja missionen.

I bildexemplet ovan finns t.ex. ekonomiska krav som ett andra steg och verksamhetskrav som ett tredje steg. När man ställer frågan ”Varför” ska man alltid få ett svar som gör att man hamnar på ett övre steg i trappan. Vi kan ta ett exempel med en verksamhetsförändring:

1. Varför måste jag förstå och tolka organisationens problem  
För att kunna inleda en förändringsresa (Processkrav)

2. Varför måste jag inleda en förändringsresa  
För att kunna förändra verksamheten/processen/organisationen till det bättre (Verksamhetskrav)

3. Varför måste jag förändra verksamheten/processen/organisationen till det bättre? 
För att organisationen ska kunna använda sina resurser bättre (Ekonomiskt krav)

4. Varför måste företaget använda sina resurser bättre? 
För att organisationen ska kunna uppnå sin mission på ett effektivare sätt (Mission)

För att sedan ta sig ner i värdetrappan ställer man sig istället frågan ”Hur?”

1. Hur ska företaget uppnå sin misson? 
Genom att använda sina resurser bättre

2. Hur gör jag för att företaget ska använda sina resurser bättre? 
Genom att förändra verksamheten/processen/organisationen

3. Hur gör jag för att inleda en förändringsresa? 
Genom att förstå organisationens problem

4. Hur gör jag för att förstå och tolka organisationens problem? 
Genom att ställa frågan ”Varför?” och ”Hur?” och tolka svaren

5. Hur gör jag för att ställa frågorna och tolka svaren? 
Genom att använda värdetrappan