Därför behöver du digitaliserad dokumenthantering

Dokumenthantering är en del av alla verksamheter, eftersom alla företag arbetar med dokument på ett eller annat sätt. Om du är osäker på vad dokumenthantering är och hur det sköts i er verksamhet, då kan det vara dags att se över. Eftersom hur dokument hanteras kan påverka kvaliteten på ditt arbete har vi listat fyra tecken på att ni behöver digitalisera. 

1. Krångel med GDPR

Har du raderat eller avidentifierat de personuppgifter som inte längre uppfyller era ändamål? För även om hanteringen av dokument sköts manuellt är ni skyldiga att efterfölja Dataskyddsförordningen, också kallat GDPR. Lagen innefattar hur personuppgifter får hanteras, och gäller för alla organisationer som lagrar information om identifierbara fysiska personer inom EU. Att dokumenthanteringen sköts rätt är därför viktigare än någonsin, vilket kan vara svårt utan lite hjälp på traven - av digitalisering. Genom att digitalisera er dokumenthantering blir det exempelvis lättare att skydda personuppgifter från att obehöriga personer får tillgång till dem.

2. Odigitaliserad information

Arbetar du fortfarande med papper? Det finns flera skäl till att odigitaliserad information, som papper, digitaliseras. Du har troligen upplevt flera av anledningarna själv: dokument tappas bort, information skiljer sig åt och är otillgänglig. Genom att digitalisera de manuella momenten är det möjligt att lösa dessa problem.

3. Tidskrävande administration

Det är lätt hänt att tiden rinner iväg när du sitter med rapportering, och listan med andra arbetsuppgifter blir allt längre. Digitaliserad dokumenthantering kan automatiseras – och vi på Multisoft älskar automatisering! Istället för att du ska behöva fylla i varenda fält manuellt när du rapporterar, kan dokumentmallar sköta det åt dig.

4. Dubbelarbete med manuell dokumenthantering

Små misstag leder ofta till dubbelarbete. Därför ökar risken för dubbelarbete när dokumenthantering sköts manuellt. En felaktig siffra blir helt plötsligt ett helt projekt. Genom att minimera manuell inblandning är det möjligt att effektivisera administrationen och kvalitetssäkra ert arbete. 

Hur digitaliserar ni er dokumenthantering?

Om ni söker en lösning anpassad efter er verksamhet kan Multisoft hjälpa er. Multisoft använder sig av sin egna low-code plattform, Softadmin®, för att leverera anpassningsbara systemlösningar. Det innebär att ni kan få hjälp med lösningar för just era administrativa utmaningar, som att automatisera er verksamhets hantering och inflöde av dokument. Softadmin® gör det även möjligt att integrera mot befintliga system, oavsett format.

Läs vårt Back to Basics-inlägg om dokumenthanteringssystem eller kontakta oss för att prata vidare om hur vi kan hjälpa er att digitalisera er dokumenthantering.