Back to Basics: vad är ett verksamhetsysstem?

Vad är ett verksamhetssystem och vad är de stora fördelarna med en digital systemlösning anpassad för er verksamhet, oavsett om du jobbar i vård, bygg eller bank? Detta klargör vi steg-för-steg i detta blogginlägg som tar dig back to basics med verksamhetssystem - från definition till branschspecifika funktioner.

Vad är ett verksamhetssystem?

Vi början från början. Alla verksamheter – oavsett bransch eller verksamhetstyp - behöver verktyg för att strukturera och effektivisera dess arbetsrutiner. I grunden handlar verksamhetssystem om ett enhetligt systemstöd som hjälper er att ta er verksamhet från punkt A till punkt B och nå era uppsatta mål i tid.

Varför välja ett anpassningsbart verksamhetssystem?

På Multisoft levererar vi systemlösningar anpassade efter era verksamhetsbehov, era krav och er framtidsvision. Ett verksamhetssystem för just er verksamhet med andra ord. Vad innebär detta i praktiken? Anpassning innefattar att ert system ska vara verksamhetsdesignat efter verksamheten och dess bransch – inte tvärtom. Rätt funktioner, varken för många eller för få för att minimera förvirring och dålig användarvänlighet samt avsaknaden av någon viktig process. Behöver ni kunna komma åt systemet varsomhelst och närsomhelst istället för att vara fast vid skrivbordet? Välj molnbaserat! Behöver ni verksamhetssystem men även ett onboardingsystem - då är integrering A och O. Detta leder oss smidigt över till nästa punkt (där vi förklarar detta lite närmare)...

Vad ska en hålla utkik efter i ett nytt verksamhetssystem?

… vilka funktioner är viktiga att ha i ett verksamhetssystem för att detta ska vara så tids- och resurseffektivt som möjligt? I våra back to basics inlägg brukar vi kartlägga funktioner som är extra viktiga i ett verksamhetssystem för att kickstarta igång optimeringen av era arbetsprocesser. Denna gång vill vi rikta er uppmärksamhet mot:

#1 Automatisering av era arbetsprocesser

Det första steget mot ett optimerat verksamhetssystem som hjälper er att spara tid är automatiserad administration. Låt era medarbetare lägga deras värdefulla tid på långsiktig planering och värdeskapande istället för repetitiva administrativa uppgifter. Men mindre manuell inblandning sjunker även risken för fel. Eliminera kostsamma och förvirrande rutiner som leder till dubbelarbete och personberoende - låt systemet sköta allt istället.

Funktioner som förenklar administration kan exempelvis vara:

• Förifyllda fält vid rapportering
• Checklistor
• Dokument, avtal, data och annan kritisk information samlat på en sökbar plats
• Automatiska bekräftelser vid genomförda ärenden, bokningar, ordrar eller liknande samt påminnelser vid avstannade ärenden, deadlines som närmar sig

#2 Rätt vy för rätt medarbetare

Användarvänlighet bör alltid vara i fokus när det är dags för att implementera ett nytt systemstöd eller digitalt verktyg. Detta innebär dels att ni bör söka efter en systemlösning som samlar allt ni behöver på en plats med hjälp av integrering (inte bara andra system som t.ex. onboarding, rekrytering, ekonomisystem men även funktioner som Active Directory (AD) som förenklar introduktion för nya användare). Användarvänlighet innebär också att ert system ska vara anpassat efter er – inte ha onödiga standardfunktioner som ni behöver undvika och lägga tanketid på, och heller inte för få funktioner så att ni behöver införskaffa flera parallella verktyg och system.

#3 Branschanpassat verksamhetssystem

Detta kan tyckas väldigt brett och allmänt men faktumet är att rätt verksamhetssystem är anpassat efter er verksamhets helhet – vilket ofta innebär vissa branschstandards och krav. KYC/AML, GDPR, omställning inför P27. Ni ska kunna vara trygga i att ert system, nu och på lång sikt, är anpassat efter er industri och bransch samt de regler och krav som råder (detta i sin tur ökar också er konkurrenskraft). En systemlösning ska inte bara underhållas kontinuerligt men också kunna vidareutvecklas så att ert systemstöd fortsätter stötta er när ni växer och era behov förändras.

Nästa steg mot ett digitalt verksamhetssystem

Systemlösningar för verksamheter eller verksamhetssystem kan verka vara ett väldigt brett ämne men med detta blogginlägg hoppas vi att du fått en bild av hur precist ett sådant egentligen är, eller bör vara. Ett systemstöd designat för just er verksamhet kommer göra era arbetsprocesser mer lönsamma, effektiva och spara tid så att era användare blir nöjda nu men även i framtiden. Det är viktigt att tänka på att er digitala lösning inte ska vara en släcka brand-lösning som håller på kort sikt enbart. På Multisoft ser vi till att er vidareutveckla ert verksamhetssystem. Nyfiken på att lära dig mer om verksamhetssystem? Läs mer om våra systemlösningar eller kontakta oss direkt så pratar vi vidare.