Back to Basics: projekthantering som ökar kvaliteten på ert arbete

Projekthantering – hur kan man göra det smidigare? När det handlar om projekthantering är det ofta många bollar i luften samtidigt. För att minimera risken för fel, öka kvaliteten och skapa mer tid för problemlösning och kreativitet kan det vara hjälpsamt med ett digitalt systemstöd som automatiserar bort manuell administration. Men hur kan detta se ut? Det ska vi gå igenom i detta Back to Basics-blogginlägg. Och vi början från början... 

Vad är ett projekt? 

Ett projekt är en arbetsuppgift med ett tydligt uppsatt start- och slutdatum. Projekt kan vara stora som små, involvera en person eller hundratals personer och kräva koordination av resurser, personer, lokaler, uppgifter, avtal, data och flertalet andra parametrar. Ett projekt kan vara att kartlägga era nuvarande arbetsprocesser, ett annat kan vara att bygga en ny anpassad systemlösning. Oavsett skalan eller området är slutmålet (och delmålen på vägen dit) helt centrala.

Vad är projekthantering?

Vi början från början! I enkla termer är bokningssystem ett digitalt IT-stöd som samlar allt som kan tänkas ha med bokning att göra (personer, lokaler, evenemang, utrustning). Hitta all information, alla avtal och data samlat på ett ställe för tydlig översikt.

Varför välja en digital systemlösning för projekthantering?

Det finns många anledningar att vända sig till digital projekthantering för att förenkla och effektivisera era projekt. Tre anledningar (och funktioner) att hålla ett extra öga på (eller rent av leta efter) som ökar kvaliteten på ert arbete är: 

1. Systemlösningar som är anpassade efter era arbetssätt och er projektmodell 

Den första viktiga aspekten att hålla utkik efter är anpassning. Ni vet hur ni vill bedriva era projekt och vad som skulle göra det smidigare (eller vad som i nuläget gör det krångligt och ineffektivt) - för maximal effektivitet är det viktigt att ert system anpassar sig efter era önskemål och företagskrav, istället för tvärtom. Med ett system som är anpassat efter vad ni behöver (tätt integrerat med alla funktioner ni behöver, varken mer eller mindre) kan ni ta er projekthantering till nästa nivå.

2. Marginal för mänsklighet - lägg energin på kommunikation och problemlösning 

Det är viktigt att ert system låter er vara människor – projekthantering, deltagande och ledning, innefattar kommunikation, problemlösning, kreativitet. Med ett automatiserat system som sköter administrationen åt er och gör den enkel och tydlig kan ni få tid till allt det värdefulla som ni är extra bra på istället för att tiden (och resurserna) äts upp av repetitiva uppgifter, fel, manuella rättelser, dubbelarbete samt anställning av fler administrativa medarbetare. Några favoritfunktioner från Multisoft är: automatiska påminnelser och varningar, tydliga arbetsflöden, checklistor och avvikelserapporter som kan uppdateras i realtid.

3. Allt på en plats 

Den tredje viktiga aspekten att hålla utkik efter är integrationsmöjligheter. Ert system bör vara överskådligt och innehålla allt ni behöver för yttersta smidighet. Samla projekthantering, fakturering, affärssystem, rekrytering, tidrapportering, avtal, information och data på en plattform, i ett system, istället för att sitta i flera samtidigt. Det sparar både tid och pengar, maximerar kvalitet och därmed er konkurrenskraft. 

Välj en långsiktig lösning

Ta er projekthantering till nya höjder med en anpassad systemlösning som möter era krav och kan vidareutvecklas och underhållas med tiden. I detta blogginlägg gick vi igenom grunderna – det finns såklart mycket kvar att upptäcka. Men med ett hum om hur projekthantering bör gå till och vilka möjligheter som finns är det dags för er att börja tänka på nästa steg. Läs vidare om olika systemfunktioner för projekthantering eller kontakta oss så berättar vi mer.