Back to Basics: Vad betyder ärendehantering och vad är ett ärendehanteringssystem?

Vi är tillbaka med ännu ett till back to basics-inlägg! Denna gång står ärendehanteringssystem i fokus – vad är ärendehantering och vad är viktigast att veta när du påbörjar sökandet efter en ny systemlösning?

Vad är ärendehantering?

Vi tar det från början. Ärendehantering är ett paraplybegrepp för olika typer av administrativa processer, till exempel systematisering, registrering, integrering, dokumentation eller dokumenthantering, fakturering, arkivering och uppföljning. Det är helt enkelt en samlingsterm för (komplexa) saker och ting som behöver göras.

Vad är ett ärendehanteringssystem?

Ett system som hjälper dig med ovanstående, såklart! Oftast behöver en verksamhet systemstöd för flera olika typer av ärenden och därför kan det vara svårt att hitta ett system som uppfyller alla krav. På Multisoft leverar vi skräddarsydda, flexibla systemlösningar och ser till att ert system gör precis det som det ska.

Vad ska ditt ärendehanteringssystem göra för dig?

När vi nu gått igenom vad ärendehantering är och gör, är det dags för nästa steg – att hitta rätt system. Nedan finner du tre, centrala, grundpelarna i ett smart ärendehanteringssystem som kommer stötta er verksamhet i dagligt arbete och skapa tid för långsiktiga planer och värdeskapande.

1. Automatisering: tid- och resurseffektivt arbete

Om du upplever att mycket tid går åt till
- trasslig och långrandig administration
- att utföra samma uppgift om och om igen
- hitta rätt information, utspridd över flera dokument och verktyg…

… då är ett automatiserat system som samlar allt på en plats rätt för din verksamhet. Automatisering ökar effektivitet och lönsamhet genom att systemet utför det repetitiva arbetet åt er och då eliminerar personberoende och dubbelarbete.

På Multisoft älskar vi automatisering och därför har vi ett stort utbud av funktioner som förenklar vardagen. Förifyllda fält, som dessutom kvalitetssäkrar arbetet är ett exempel. Smidiga checklistor, anpassningsbara workflows, bevakningslistor och automatiserade varningssystem vid avstannade ärenden eller avsaknad av information är några andra. Låt medarbetare fokusera på värdeskapande i stället för administration och effektivisera verksamheten med hjälp av automatisering som kräver minimal manuell inblandning.

2. Digitalisering: överskådlighet i realtid

Världen digitaliseras allt snabbare och utvecklingen kommer med massor av nya möjligheter, det gäller bara att få tekniken att jobba för en och inte tvärtom. Vi vet att olika företag är på olika platser i sin digitaliseringsresa och därför är det viktigt att hitta ett systemstöd som passar den nuvarande situationen men även går att anpassa och bygga vidare på längre fram (pssstt.. vi gör det på Multisoft!).

Vi lägger stort fokus vid att hjälpa och facilitera företag i deras digitaliseringsprocess och vi vet att den snabbaste vägen dit går genom skräddarsydda lösningar anpassade efter varje enskilt företag och dess behov. Ett behov som vi ofta stöter på är processöversikt i realtid – i våra webbaserade systemlösningar kan du därför alltid följa upp, ändra och uppdatera ärenden via mobil och surfplatta, närsomhelst och varsomhelst.

3. Integrering

System ska förenkla vardagen. Med andra ord stötta er verksamhet, skapa tid och öka lönsamhet. I stället för tidskrävande, överflödiga standardfunktioner är det viktigt att ert system är anpassat, användarvänligt och överskådligt – annars är det inte rätt match helt enkelt. Integration är därför helt avgörande och med skräddarsydd integration ser vi till att ni varken har för många eller för få funktioner.

Med hjälp av vår egen low-code plattform Softadmin kan vi på Multisoft integrera mot CRM, ekonomisystem, rekryteringssystem, onboarding, BankID, Swish och mycket mer – allt som kan tänkas behövas i ett ärendehanteringssystem. Vi integrerar även all viktig data och ser till att ingen kritisk information går förlorad. Avtal, dokumentation och rapporter lagras automatiskt och kan enkelt sökas upp i systemet. Dessutom ser vi till att ert integrerade system är anpassat efter compliance och GDPR-krav.

Nu när vi nått slutet på denna introduktion är det dags att ta nästa steg mot ett nytt ärendehanteringssystem. Är du redo? Läs vidare på vår hemsida, ladda ner mer djupgående material nedan eller kontakta oss direkt så hjälper vi dig navigera resan vidare!