Back to Basics: digitaliserad orderhantering

I denna blogg tar vi det back to basics och kartlägger orderhantering – vad innefattar digital orderhantering, och vad är fördelen med ett ordersystem? Att driva stort företag innefattar ofta stora mängder beställningar, ärenden att hantera och ordrar att hålla reda på. Sitter ni fortfarande i flera systemstöd parallellt? Eller i flera manuella verktyg, som t.ex. Excel? Då är det dags för ett mer långsiktigt och hållbart systemstöd med er verksamhet och era företagsbehov i fokus. Hur tar ni er dit? Vi tar det från början!

Vad är en order?

Kortfattat kan man säga att en order en beställning av varor eller tjänster. En order är självklart inte “bara” en order utan en beställning som ska registreras, hanteras, bekräftas och återkopplas. I stora mängder kan ordrarna lätt hamna på hög...

Vad innefattar orderhantering?

… och därför är det viktigt ha en smidig och överskådlig orderhantering på plats. Orderhantering är arbetsprocesserna bakom hanteringen av en order, med andra ord rutinerna innan, under och efter en beställning gjorts.

Varför bör ni digitalisera er orderhantering? 

Det som står mellan er och mer effektiv orderhantering är med stor sannolikhet avsaknaden av ett enhetligt digitalt system. Varför behövs detta? Vad är fördelarna med automatiserad och digital orderhantering? Vilka är huvudingredienserna i ett systemstöd för ordrar som kan effektivisera er verksamhet? Läs vidare och få svaren!

1. Automatiserad administration 

Ofta lägger företag värdefull tid på administration - långdragna, repetitiva arbetsuppgifter som kan effektiviseras med hjälp av automatisering. Hur kan denna automatisering se ut? T.ex. med hjälp av funktioner som förifyllda fält vid rapportering och registrering av ordrar – detta sparar inte bara tid utan även resurser genom att drastiskt minska riska för felinmatning. Rätt automatiserade system bör även bevaka och påminna vid avstannade ärenden eller ärenden där information, av någon anledning, är ofullständig. På så sätt ramlar ingen order mellan stolarna och förblir liggande, vilket leder till missnöjda kunder och frustrerade medarbetare. En sista automatiserad funktion som ser till att öka effektiviteten är tydligt uppsatta arbetsflöden - när ert systemstöd stöttar era arbetsrutiner och är anpassat efter er så kan det se till att när ett ärende triggas av en order så sker vissa automatiska steg – registrering, bekräftelse eller liknande.

2. Anpassad och integrerad orderhantering

Som tidigare nämnt är orderhantering “bara” ordrar – utan allt som hänger samman med denna process. På samma sätt är orderhanteringssystem inte isolerade. Den största fördelen med digital orderhantering är integrationsmöjligheterna. Se till att er orderhantering är sammanflätad med fakturering, ekonomisystem, Bank ID, Swish, ärendehantering, lagerhantering men även rekrytering av nya medarbetare (för smidigare introduktion till era arbetsprocesser). Välj de systemfunktioner ni har behov av - varken mer eller mindre och få en anpassad systemlösning som samlar allt ni behöver på en plats.

3. Optimerad orderhantering = ökad lönsamhet

Med automatisering och integration kan ett anpassningsbart orderhanteringssystem se till er arbetsrutiner optimeras till max. Inget dubbelarbete, inget personberoende, inga tidskrävande hopp mellan olika separata systemstöd eller trassel bland onödiga funktioner och fält - istället kan medarbetare lägga tid på verksamhetsutveckling och värdeskapande uppgifter. Analysera var ni varit och prognostisera vart ni är påväg samt ta beslut i realtid med optimerade rutiner och ett överskådligt IT-stöd. Med en molnbaserad systemlösning kan ni dessutom få åtkomst till ert systemstöd och ordrar varsomhelst och närsomhelst via mobil, surfplatta eller bärbar dator.

Redo för framtidens orderhantering?

Att hitta ett nytt systemstöd för orderhantering som gör precis det som det ska kräver engagemang. Resan är inte alltid rak – men med detta blogginlägg kanske den blir något lättare att navigera. Fått mersmak för anpassning och en digitaliserad framtid? Läs vidare om Multisofts lösningar för orderhantering eller kontakta oss så pratar vi om nästa steg!