Kundcase ICLD - Mindre pappersarbete i kampen mot fattigdom

KUNDCASE

Mindre pappersarbete i kampen mot fattigdom

Värde för ICDL:

Det nya systemet är helt anpassat efter ICLD:s processer och innebär en digitalisering av hela ansöknings och ärendehanteringsprocessen. Detta har resulterat i en papperslös process och en minskad administration uppskattad till 75%

ICLD är en ideell förening som finansieras av Styrelsen för internationellt utvecklingssamarbete (Sida). I styrelsen finns representanter från Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), Region Gotland och Lunds universitet.

ICLD:s fokus är att bekämpa fattigdom genom att stärka lokaldemokrati och verksamheten kan delas upp i tre områden; Kommunala partnerprogram, forskning och internationella utbildningsprogram i samarbetsländer.

Utmaning

Administrativ ansöknings- och handläggningsprocess som skapade mycket pappersarbete och onödig administration på icke värdeskapande aktiviteter.

Processerna skulle digitaliseras med hjälp av ett anpassat ärendehanteringssystem

ICLD:s program ger kommuner möjlighet att dela kunskap och erfarenhet med internationella kollegor och forskare i ett 100-tal projekt för att stimulera gemensamma lösningar på de vardagliga utmaningar som städer och kommuner står inför.

”Vi la tid och energi på administration istället för att utveckla våra program”

Som en mål- och resultatinriktad organisation arbetar ICLD proaktivt för att hitta effektiviseringsmöjligheter. En av de mest administrativa processerna i ICLD:s verksamhet var ansökningsprocessen som genomförs två gånger per år, med ett hundratal ansökningar.

Historiskt sett har man som ansökande behövt ladda hem dokument från webbplatsen, fylla i och eposta till ICLD. Som handläggare har man därefter öppnat, sorterat, scannat och laddat upp i dokumentlagringsssystemet. Och det tog inte slut där. Handläggaren skapade sedan excel-filer, kopierade in i olika projekt samt skapade olika dokument för flera olika intressenter.

“Vi har kunnat anpassa allting. En tydlig effekt av digitaliseringen var när jag satt på ett styrgruppsmöte – helt utan papper. Jag tänker inte ens tanken att gå tillbaka till så som vi hade det tidigare” – berättar Rikard Eduards, Projektansvarig, ICLD

Skräddarsydd lösning

Vägen till det papperslösa kontoret är en numera bekant väg för Rikard Eduards. Som initiativtagare till att digitalisera ansökning- och handläggningsprocessen har Rikard varit en nyckelperson i kravställningen på deras nya ärendehanteringssystem.

ICLD har använt Softadmin® som dokumenthanteringssystem under flera år. Så när handläggningsprocessen skulle digitaliseras var det naturligt att fråga Multisoft om vilka möjligheter som fanns.

Multisoft ansvarade för kravställning och vidareutveckling av Softadmin. Under kravinsamlingen blev det tydligt att man fortfarande genererade mycket papper, varav mycket genom att klippa och klistra i Word, samt att systemet saknade stöd för vissa processer som t.ex. bedömningsprocessen.

Digitaliseringsprojektet delades upp i två steg. Det första steget var att digitalisera ansökningarna, men det förändrade inte pappersarbetet i handläggningen. Det andra steget var att automatisera alla manuella processteg i systemet.

Med det nya systemet har ICLD får en skräddarsydd lösning, helt anpassat efter deras process. Med en uppskattad minskning av administration på 75% – kan Rikard och hans kollegor fokusera på det som skapar värde – att bekämpa fattigdom.

Multisofts lösning

Pappersbefriande ansökningar

Med ambitionen att så långt som möjligt minska behovet av papper och automatisera bort tidskrävande moment infördes en rad nya möjligheter i systemet.

Alla frågor och svar på en ansökan syns nu utan att behöva generera seperata dokument eller utskrifter
Fullt stöd för ICLDs nya bedömnings-kriterier och poäng, rekommendationer och bedömningar sparas nu i systemet.
Handläggaren har nya kommentarsfält och anteckningsrutor vilket ger möjlighet att kommentera ärendet i varje steg av bedömningsprocessen
Handläggaren skriver nu kompletteringsbehoven och beslutsmotiveringar direkt i systemet.
Återkoppling till ansökaren i form av beslut, avtal och kompletteringsbehov skickas med automatik med en knapptryckning istället för handskrivna epostmeddelanden
Ärenden har nu delstatusar för att få en tydlig bild av var i hanteringsprocessen alla ärenden är
Nya rapporttyper och mallar skapar automatiskt de dokument som måste finnas utan risk för handhavandefel