SPF Seniorerna skapar en bättre medlemsupplevelse med hjälp av Softadmin® Member

Läs om SPF Seniorernas val av Softadmin® Member och organisationens lärdomar från ett systembyte:

• Valet av Softadmin Member
• Lärdomar från ett systembyte

En stor medlemsbas tillsammans med många sällananvändare skapade utmaningar i det befintliga systemet som hade omfattande och komplex funktionalitet som inte passade för SPF Seniorernas verksamhet.

Samtidigt hade tiden sprungit förbi befintlig lösning och med en ambitiös agenda och långsiktiga mål ville SPF Seniorerna säkerställa en framtidssäker lösning för hantering, avisering och kommunikation med sina medlemmar.

Valet av Softadmin® Member

”Vi ville ha ett system som var enkelt för sällananvändare, men tillräckligt avancerat för att vi som jobbar mycket och ofta i det ska kunna få ut det data och de saker som vi behöver.” berättar Peter Sikström, generalsekreterare för SPF Seniorerna. ”Multisoft var duktiga på att coacha oss i att veta vad vi ville ha. Det är inte alltid den som alltid säger det man vill höra som är den snälla.” fortsätter Peter.

”Det fanns en lyhördhet hos Multisoft och jag upplever att man kunde mycket om den ideella sektorn” berättar Sabina Brogård, IT-chef på SPF Seniorerna.

”Vi gick ut på marknaden, gjorde en upphandling och konkurrensutsatte systemet vi hade. Och så valde vi det vi tyckte var absolut bäst för oss, och det var Multisoft och Softadmin®.” avslutar Peter.

En komplett lösning

Softadmin® Member är en komplett lösning för medlemshantering som anpassas efter varje kunds unika behov. Detta innebär ett gemensamt arbete med kravinsamling som innebär ett tätt samarbete under lösningens framtagande.

”Ni förstod vad vi skulle fråga efter och vågade utmana. Det är ju också det som är en del av er professionalitet att kunna göra det” berättar Peter om kravprocessen.

Softadmins modulbaserade arkitektur tillsammans med full flexibilitet att anpassa lösningen utifrån varje kunds unika behov gav för SPF Seniorernas del ett system som har djup i den funktionalitet som krävs för superanvändare – men samtidigt är överskådligt och tydligt för sällananvändare.

”Vi kan fylla ett par minuter med att bara scrolla SMS och mejl från folk som är nöjda med systemet och spontant skickar mejl och tackar Sabina.” berättar Peter om den nya lösningen.

Som organisation har man sett flera vinster med det nya systemet. ” Vi märker att tidsvinsten är framförallt för sällananvändarna. Det är ett intuitivt system där man kommer in snabbt och kan jobba.” berättar Peter vidare.

”Användarna upplever det som mycket enklare och lättöverskådligt.” fyller Sabina i. ”Som exempel tror jag det krävdes kanske sjutton knapptryckningar för att göra ett avslut på en medlem tidigare. Idag är det två eller tre.”.

Utöver en bättre användarupplevelse har det nya systemet även kunnat automatisera en del processer, ”som det står på ert hjärta att ni älskar automatisering. En del har ju automatiserats också.” fortsätter Peter.

Skifte av medlemssystem kan vara en omfattande process och då är det viktigt att den nya lösningen är framtidssäker. Med en föränderlig omvärld har begreppet förvaltning fått en annan innebörd, ”Jag tror att man också får lära sig att förvaltning är ett skede utav av förändring.” noterar Peter. ”Resan är ju inte slut, utan resan pågår.” konstaterar Sabina. Med flexibiliteten i Softadmin® Member står SPF Seniorerna nu väl rustade för både förändringar i omvärlden och nya behov internt.

Lärdomar från ett systembyte

SPF Seniorernas byte av medlemssystem kan på många sätt beskrivas som en framgångshistoria med ett komplext systembyte som genererat positiva reaktioner bland både medlemmar och inom den egna organisationen. Vi bad därför Peter och Sabina att dela med sig av några lärdomar från processen och vad de bedömer som de viktigaste framgångsfaktorerna. Visst är Softadmin® Member ett extremt kompetent system, men ett byte av medlemssystem handlar om så mycket mer än valet av leverantör och teknisk plattform.

Låt dig inspireras av dessa sex punkter för ett lyckat systembyte!

1. Var beredda att ändra arbetssätt

Att införa ett nytt system kommer kräva ändrade arbetssätt. Att implementera ett nytt system som fungerar exakt som det gamla kommer inte lösa några problem och framför allt inte skapa några effektivitetsvinster. Förbered organisationen på en resa som innebär nya sätt att göra saker på och möjligtvis även ett utmanande av hur saker ’alltid har gjorts’.

2. Gå in för en långsiktig relation

I val av leverantör för ett nytt medlemssystem kommer relationen med människorna på andra sidan vara avgörande hela vägen från första dialog via avtalsskrivning och driftsättning till förvaltning över många år. Investera tidigt i relationen och säkerställ att där finns en sund dynamik.

3. Avsätt tid för intern reflektion under resans gång

Ett nytt system kommer med nya arbetssätt och det är lätt att vilja springa snabbt och väldigt många beslut tas på begränsad tid. Avsätt den tid som krävs internt för att förankra och se till helheten av hur organisationen ska arbeta långsiktigt så kommer det löna sig mångfaldigt många år framåt.

4. Bjud in intressenter i processen tidigt

Ett system som dimper ned från himlen vid lansering kommer aldrig tas emot väl, varken internt eller av medlemmarna. Börja förankringsarbetet tidigt i alla ändar, bjud in till diskussion och samla input brett. Säkerställ att alla berörda är med – och har möjlighet att delta – på hela resan så det även finns ett gemensamt ägandeskap för systemet den dag det är dags för lansering.  

5. Var en tydlig beställare

I ett IT-projekt av denna storlek ställs krav även på dig som beställare. Gör livet enklare med en tydlig intern projektgrupp och kommunicera tidigt med leverantören kring projektgruppens roller och befogenheter.  Allt som kan underlätta kommunikation mellan parterna kommer stötta på resan mot färdigt system!

6. Lägg kraft på utbildning

Ett byte av medlemssystem kan påverka vardagen för många både internt och externt. Säkerställ tidigt att det finns en plan för utbildning med innehåll anpassat efter respektive målgrupp och i format som passar mottagaren. I SPF Seniorernas fall arbetade man till exempel framgångsrikt mycket med videomaterial istället för skriven dokumentation.