icld

Kundcase: Internationellt Centrum för Lokal Demokrati (ICLD)

ICLD är en ideell förening som finansieras av Styrelsen för internationellt utveck­lingssamarbete (Sida). ICLD:s fokus är att bekämpa fattigdom ge­nom att stärka lokaldemokrati och verk­samheten kan delas upp i tre områden; Kommunala partnerprogram, forskning och internationella utbildningsprogram i samarbetsländer.

ICLD får mer tid att bekämpa fattigdom med 75% mindre administration

Fördelarna med det nya systemet för ICLD:

Det nya systemet är helt anpassat efter ICLD:s processer och innebär en digitalisering av hela ansöknings och ärendehanteringsprocessen. Detta har resulterat i en papperslös process och en minskad administration uppskattad till 75%.

ICLD

Utmaning

Administrativ ansöknings- och handläggningsprocess som skapade mycket pappersarbete och onödig admi­nistration på icke värdeskapande aktivite­ter.

Processerna skulle digitaliseras med hjälp av ett anpassat ärendehanteringssystem

ICLD:s program ger kommuner möjlighet att dela kunskap och erfarenhet med internationella kollegor och forskare i ett 100-tal projekt för att stimulera gemensamma lösningar på de vardagliga utmaningar som städer och kommuner står inför.

”Vi la tid och energi på administration istället för att utveckla våra program”

Som en mål- och resultatinriktad organisation arbetar ICLD proaktivt för att hitta effektiviseringsmöjligheter. En av de mest administrativa processerna i ICLD:s verksamhet var ansökningsprocessen som genomförs två gånger per år, med ett hundratal ansökningar.

”Vi har kunnat anpassa allting. En tydlig effekt av digitaliseringen var när jag satt på ett styrgruppsmöte – helt utan papper. Jag tänker inte ens tanken att gå tillbaka till så som vi hade det tidigare.”

- Rikard Eduards, Projektansvarig på ICLD.

iStock-637928410

Historiskt sett har man som ansökande behövt ladda hem dokument från webbplatsen, fylla i och eposta till ICLD. Som handläggare har man därefter öppnat, sorterat, scannat och laddat upp i systemet för dokumentlagring. Och det tog inte slut där. Handläggaren skapade sedan excel-filer, kopierade in i olika projekt samt skapade olika dokument för flera olika intressenter

Skräddarsydd systemlösning

Vägen till det papperslösa kontoret är en numera bekant väg för Rikard Edu­ards. Som initiativtagare till att digitalisera ansökning- och handläggningsprocessen har Rikard varit en nyckelperson i kravställ­ningen på deras nya ärendehanteringssys­tem.

ICLD har använt Softadmin® som doku­menthanteringssystem under flera år. Så när handläggningsprocessen skulle digitali­seras var det naturligt att fråga Multisoft om vilka möjligheter som fanns.

Multisoft ansvarade för kravställning och vidareutveckling av Softadmin. Under kravinsamlingen blev det tydligt att man fortfarande genererade mycket papper, varav mycket genom att klippa och klistra i Word, samt att systemet saknade stöd för vissa processer som t.ex. bedömningsproces­sen.

Digitaliseringsprojektet delades upp i två steg. Det första steget var att digitalisera ansökningarna, men det förändrade inte pappersarbetet i handläggningen. Det an­dra steget var att automatisera alla manu­ella processteg i systemet.

Med det nya systemet har ICLD får en skräddarsydd lösning, helt anpassat efter deras process. Med en uppskattad minsk­ning av administration på 75% – kan Rikard och hans kollegor fokusera på det som skapar värde – att bekämpa fattigdom.

Multisofts lösning

Pappersbefriande ansökningar

Med ambitionen att så långt som möjligt minska behovet av papper och automatisera bort tidskrävande moment infördes en rad nya möjligheter i systemet.

  • Alla frågor och svar på en ansökan syns nu utan att behöva generera seperata dokument eller utskrifter
  • Fullt stöd för ICLDs nya bedömnings-kriterier och poäng, rekommendationer och bedömningar sparas nu i systemet.
  • Handläggaren har nya kommentarsfält och anteckningsrutor vilket ger möjlighet att kommentera ärendet i varje steg av bedömningsprocessen
  • Handläggaren skriver nu kompletteringsbehoven och beslutsmotiveringar direkt i systemet.
  • Återkoppling till ansökaren i form av beslut, avtal och kompletteringsbehov skickas med automatik med en knapptryckning istället för handskrivna epostmeddelanden
  • Ärenden har nu delstatusar för att få en tydlig bild av var i hanteringsprocessen alla ärenden är
  • Nya rapporttyper och mallar skapar automatiskt de dokument som måste finnas utan risk för handhavandefel

Fler kundcase

Systemlösning för Volvo

Volvo

Volvo lastvagnar sökte en skräddarsydd lösning som ku...
kundcase

Länsförsäkringar

Multisoft var med som leverantör av en skräddarsydd s...

Vill du veta mer?

Vill du veta mer om våra systemlösningar? Kontakta oss på 08-557 778 10 eller ange dina uppgifter i formuläret så återkommer vi inom kort.

 

Kontakta oss