Automatiserad compliance

Det är inte lätt att konkurrera om man inte anpassar sig till kundernas behov. Det krävs en konstant pågående process att balansera paketeringen till kunden för att erbjudandet skall passa just deras behov. Samtidigt behöver vi säkerställa att det kunden vill ha verkligen går att leverera på ett lönsamt sätt utan att resten av verksamheten blir lidande.

För att bli konkret så tänkte jag ta några exempel från kunder jag träffat som beskriver sina bekymmer med att deras kunders olika order och avtal påverkar hur tjänsten eller produkten skall levereras, dokumenteras och kontrolleras eller för den delen faktureras. De upplever att variationerna och komplexiteten ökar hela tiden och att de inser att det är en verklighet som de behöver förhålla sig till för att kunna fortsätta vara konkurrenskraftiga.

De behöver stöd för att kunna hantera floran av varianter på ett effektivt och kvalitetssäkert sätt.

Nedan är några exempel från helt olika branscher men med stora likheter ändå.

Tillverkningsbolaget

Ett internationellt bolag som tillverkar och exporterar produkter som beroende på dess ingående komponenter i kombination med kund eller destinationsland kan klassas som militär utrustning. Det finns omfattande regelverk som reglerar export av dessa produkter till olika länder och marknader samt olika myndigheters krav på export och importlicensiering.
Konsekvenserna av att missa dessa regelverk är många och av olika allvarlighetsgrad. Allt från tillverkning av produkter som det inte går att leverera, till att företaget blir svartlistat för export till vissa länder eller marknader.

Tjänstebolaget

Ett projektintensivt tjänstebolag som har flera olika leveransmodeller och ersättningsmodeller beroende på projekttyp och kundens krav och behov. Utmaningen här var att innehållet i respektive kundavtal inte var tillräckligt transparent för projektmedlemmarna med följd att de överlevererade eller underlevererade som regel i alla projekt relaterat till vad som faktiskt var avtalat. Deras projekt- och faktureringssystem kunde inte stödja de olika projektavtal som de var tvungna att teckna med kunderna för att vara konkurrenskraftiga vilket skapade omfattande extra administration och många fel.

Produktbolaget

Internationellt bolag som levererar komplexa och kundunika produkter med mycket högt ordervärde. Varje order omfattas av rigorösa krav från kunden på kvalitetskontroller av olika slag. Mätningar och labbrapporter som kan vara både interna och externa. Produkterna kan inte skeppas eller faktureras innan dokumentationen är levererad till och godkänd av kunden. En missad kvalitetskontroll resulterar ibland att produkten måste kasseras eller omarbetas med stora förluster och även med förseningsviten till kunden som följd. Kundens kvalitetsprocess var frikopplad från tillverkningsprocessen och helt beroende av nyckelpersoners erfarenhet och närvaro för att fungera.

Jag upplever att detta ofta prioriteras bort i implementation av verksamhet- och ERP-system eftersom det är svårt att styra dessa processparametrar på ett enkelt och användarvänligt sätt. Inte minst för att de ofta varierar över tid och innehåller mycket information och dokumentation som de flesta verksamhet- och ERP-system inte har någon möjlighet att hantera på ett tillräckligt flexibelt och användarvänligt sätt.
Istället skapas det personberoende manuella sidoprocesser och checklistor i olika former som används för att kontrollera och pricka av orders och transaktioner.

För att uppnå en mer automatisk hantering behövs ett flexibelt verksamhetssystem som kan registrera kundens avtal, order och leverans på en nivå som möjliggör automatisk uppföljning och kontroll för att säkerställa rätt kvalitét, dokumentation och aktiviteter utifrån kundens specifika krav.

För den del av kundorders som avviker från standard behöver verksamheten ett integrerat ärendehanteringsflöde för att säkerställa ansvar, start och avslut av de aktiviteter som behöver genomföras för att kunna godkänna frisläppandet av en order till nästa fas i leveransen.

Nu är ju verkligheten sådan att det inte alltid är möjligt att anpassa eller byta befintliga order- eller verksamhetssystem och då kan det enklaste vara att koppla på en regelmotor som kontinuerligt övervakar orders och transaktioner och validerar mot de regler och krav som processen har att förhålla sig till. Varje avvikelse kräver någon form av aktivitet och godkännande för att släppa transaktionen vidare.

Kan vi inte automatisera processen finns det fortfarande möjlighet att automatisera övervakningen och avvikelsehanteringen för att säkerställa compliance.